Qu’est-ce qu’un VMS ?
Les entreprises font aujourd’hui appel à de plus en plus de ressources externes : freelances, agences, sociétés de conseil, ESNs… Ces ressources externes, aussi appelées prestations intellectuelles (PI), correspondent à un poste de dépenses qui gagne en importance pour les entreprises aujourd’hui, et qui doit donc être piloté par le département Achats.
Or, les outils Achats classiques ne sont généralement pas adaptés aux spécificités des achats de PI. Car on n’achète pas des compétences humaines comme on achèterait de la matière première ou des fournitures de bureau. D’où la nécessité de s’appuyer sur un outil adapté à cette catégorie d’achats : on parle alors de Vendor Management System (VMS).
Un VMS est un logiciel ou une solution SaaS qui permet aux Achats de digitaliser et centraliser la gestion de l’ensemble de leurs achats de PI. C’est un outil qui permet entre autres de :
- Suivre en temps réel les dépenses engagées
- Gérer les panels de fournisseurs
- Rassembler en un lieu unique les données d’achats de PI
- Automatiser les processus de contractualisation et de facturation
- Fluidifier les échanges entre fournisseurs et clients internes
Bref, les bénéfices sont nombreux.
Avec un VMS, les acheteurs gagnent en efficacité, et peuvent se concentrer sur des aspects plus stratégiques de leur fonction.
Prendre la décision d’implémenter un VMS
Un VMS est la garantie de gérer vos achats de prestations intellectuelles avec une bien meilleure efficacité. Mais avant de vous lancer dans un projet d’implémentation de VMS, vous devez avoir conscience de l’implication que cela demande, et des délais nécessaires. Il faut compter en moyenne 3 à 4 mois pour mettre en place la solution. Attention cependant, ce délai varie énormément en fonction de la complexité du projet et de l’implication des parties prenantes.
Les deux grands facteurs clefs de la réussite d’un projet d’implémentation sont :
- Le choix d’un bon partenaire, capable de comprendre et intégrer des problématiques spécifiques, et dont l’expérience couvre une grande variété de cas d’usages.
- L’implication des personnes responsables en interne. Car même le meilleur des partenaires ne pourra pas avancer efficacement sans une bonne transmission des données et des échanges réactifs.
Finalement, tout repose sur une collaboration fluide et une communication efficace entre des équipes internes impliquées, et un partenaire externe expert du sujet.
En respectant les bonnes pratiques suivantes, vous vous assurerez de faire de l’implémentation de votre VMS un succès, et vous pourrez, grâce à cet outil puissant, gagner en temps, en énergie, en visibilité, en rationalisation et en argent, sur vos achats de PI.
Les bonnes pratiques pour implémenter son VMS
#1 Définir clairement ses objectifs et ses priorités
Avant même de lancer l’implémentation de son outil VMS, il est indispensable d’être au clair sur ses besoins prioritaires. Votre objectif principal est-il de simplifier vos process ? D’avoir plus de visibilité sur vos achats de PI ? De rationaliser votre panel ? La définition de ces priorités est une base essentielle à la constitution d’un cahier des charges complet et cohérent avec des objectifs mesurables, qui seront le fondement d’une implémentation réussie.
Il faut savoir qu’une solution VMS comporte généralement une base standard, qui couvre les besoins classiques en termes d’achats de PI, et une partie custom, avec des fonctionnalités adaptables aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Avant la phase d’implémentation, vous devez identifier précisément vos besoins avec votre partenaire, et les prioriser, pour déterminer les phases d’implémentation, anticiper les éventuels besoins en interfaçage, etc.
#2 Former une équipe projet adaptée
Il est essentiel de mobiliser les bonnes personnes en interne, et de s’assurer de leur capacité à s’impliquer et à faire preuve de réactivité sur le projet.
Il est recommandé de nommer un sponsor du projet en interne, pour jouer le rôle de porte-parole et relayer les communications. Cette personne doit bénéficier d’une bonne visibilité et d’un certain niveau hiérarchique, pour donner du poids au projet. La meilleure personne pour endosser ce rôle est souvent le Directeur Achats.
Autre conseil : l’équipe projet doit incontestablement intégrer des utilisateurs finaux de la solution, c’est-à-dire des clients internes. Par exemple : un manager IT, qui collabore fréquemment avec des ESNs et des consultants en freelance. Un tel profil aide à identifier précisément les usages, facteur clef pour une implémentation réussie et, à terme, une bonne adoption de l’outil.
#3 S’engager sur le respect du planning projet et sur les livrables attendus
Il est important de fixer des échéances claires pour structurer le projet d’implémentation. Mais attention à ne pas sous-estimer l’engagement nécessaire de la part de l’équipe projet. Et de bien estimer le délai pour fournir au partenaire tous les éléments essentiels à l’implémentation.
Un exemple concret ? Le partenaire a besoin de l’ensemble des données liées aux missions et projets en cours avec des ressources externes, pour les intégrer sur l’outil. La collecte de ces données peut prendre du temps en interne et nécessite donc d’être anticipée.
#4 Prévoir un déploiement progressif
Tous les cas sont différents. Mais dans le cadre de projets d’implémentation complexes, pour lesquels le VMS doit intégrer une multitude de besoins spécifiques, il est souvent recommandé de démarrer le déploiement sur un périmètre restreint et de faire preuve d’agilité.
Démarrer avec une phase pilote, qui se concentre sur une seule entité peut, par exemple, être une bonne manière de lancer la solution rapidement, pour commencer à recueillir des retours utilisateurs avant de déployer la solution plus largement.
#5 Soigner la communication et l’onboarding de ses fournisseurs référencés
Pour que l’implémentation d’un VMS soit un succès, il faut que les fournisseurs de l’entreprise soient partie prenante du projet. Ils doivent être informés, sensibilisés aux bénéfices d’une telle solution, et formés à son utilisation.
#6 Miser sur la formation des utilisateurs en interne
Cette étape est indispensable pour assurer une bonne adoption de l’outil en interne. Le risque, si elle n’est pas correctement réalisée, est de passer plusieurs mois à déployer un outil qui ne sera, à terme, pas ou peu utilisé. L’adhésion des utilisateurs à une solution VMS est l’un des facteurs clés de succès les plus important.
Il est recommandé de proposer des sessions de formation, et de continuer à recueillir les retours des utilisateurs, même après le lancement ou Go live, pour continuer à adapter l’outil et poser les bases d’un bon suivi ou Hypercare.
Se faire accompagner par le bon partenaire
Un bon partenaire intègre toutes ces bonnes pratiques dans ses process et vous conseille tout au long du projet pour créer les conditions du succès.
Chez LittleBig Connection, nos équipes dédiées assurent une conduite du changement la plus fluide possible, grâce à une méthodologie bien huilée : ateliers techniques et fonctionnels, formations en interne, templates de communication, accès aux environnements de test, etc. Nous sommes en mesure d’intervenir à la fois sur des projets simples, qui requièrent rigueur et vitesse d’exécution, ainsi que sur des projets complexes, qui nécessitent l’expérience de cas d’usage très divers.
Si l’implémentation d’un VMS est parfois longue et complexe, les bénéfices sont vraiment au rendez-vous : l’outil vous permettra de gérer vos ressources externes de A à Z, pour une meilleure productivité et des gains financiers considérables. Vous gagnerez en contrôle sur le pilotage de vos achats et générerez ainsi plus de valeur pour vos clients internes.
