Et s’il n’existait pas de “moment idéal” pour lancer un projet VMS, mais plutôt une bonne méthodologie ?
C’est la conviction portée par Pierre-Yves Kapfer, IT & Engineering Global Category Manager chez Equans, lors d’un webinaire en partenariat avec le Conseil National des Achats animé par Quentin Saint-Maxent, Head of Sales chez Eleven VMS.
Ce témoignage s’inscrit dans la continuité de la démarche engagée par Equans, déjà partagée dans une première Eleven Story dédiée à la structuration et à la sécurisation des achats de prestations intellectuelles chez Equans.
Retour d’expérience d’un grand groupe international pour qui la digitalisation des achats est devenue un levier direct de performance, de gouvernance et de création de valeur.
Un contexte de transformation et d’ambition forte
Avec 19 milliards d’euros de chiffre d’affaires, près de 100 000 collaborateurs dans le monde et 12 milliards d’euros d’achats, Equans place naturellement la fonction Achats au cœur de sa stratégie. Suite à son intégration au groupe Bouygues, les attentes sont claires : structurer, sécuriser et améliorer la rentabilité, notamment sur des catégories à fort impact comme les prestations intellectuelles IT.
Les achats sont clairement sollicités par la direction pour aller chercher des points de marge supplémentaires.
Dans ce contexte, une question structurante émerge : comment piloter une catégorie aussi stratégique, hétérogène et exposée aux risques, sans complexifier l’organisation ?
Pour aligner sa stratégie achats avec la réalité du terrain, Equans a instauré un cadre structuré et digitalisé. L’adoption d’un VMS a permis de traduire les objectifs théoriques en actions concrètes : les processus sont sécurisés, les règles automatisées, et les métiers regagnent en autonomie tout en garantissant un haut niveau de contrôle et de performance.
VMS et maturité achats : dépasser le faux débat
Le retour d’expérience d’Equans a permis de confronter deux situations fréquentes dans les départements Achats :
des organisations déjà matures, avec un panel référencé et une stratégie claire,
d’autres moins structurées, avec peu de visibilité sur les dépenses, les pratiques ou les profils.
La conclusion partagée est la suivante : quel que soit le niveau de maturité de l’organisation, le VMS agit comme un accélérateur de structuration, de pilotage et de performance.
Dans un scénario où la maturité Achats est déjà élevée
Le VMS agit comme un outil de centralisation et de pilotage de la stratégie achats, en permettant notamment :
L’application systématique des grilles tarifaires négociés avec les fournisseurs, garantissant la cohérence des pratiques et la maîtrise des coûts,
L'application directe des classements fournisseurs au niveau opérationnel traduisant les accords-cadres en réflexes quotidiens.
Une traçabilité de bout en bout, depuis l’expression du besoin jusqu’au renouvellement de la mission, assurant transparence et sécurisation des processus.
Le VMS permet d’améliorer encore la performance en renforçant le respect des règles et de la stratégie achats.
Dans un scénario où la maturité Achats est plus faible
Le VMS devient un outil structurant, capable de créer rapidement de la connaissance exploitable, en apportant :
Une analyse fine et consolidée des dépenses, au-delà des montants globaux, pour comprendre la réalité des usages.
Une typologie précise des profils, des missions et des expertises mobilisées, facilitant l’objectivation des besoins.
Une vision claire des TJM, des modes d’engagement (régie / forfait) et des pratiques réelles, indispensable pour bâtir une stratégie achats pertinente.
En six mois à un an, on récupère une donnée extrêmement qualitative qui permet de bâtir une stratégie pertinente.
Autonomie des métiers, cadre sécurisé : un nouvel équilibre
L’un des bénéfices les plus marquants du projet VMS chez Equans réside dans l’évolution de la relation entre les Achats et les opérationnels.
En s’appuyant sur le VMS, les métiers ont désormais la capacité d’initier et de structurer eux-mêmes leurs besoins, tout en bénéficiant d’une visibilité complète sur l’avancement des processus. Cette transparence leur permet de suivre chaque étape, sans dépendre de relances informelles, et de participer activement à la sélection des prestataires dans un cadre clairement défini par les Achats.
L’opérationnel reprend la main, avec une autonomie encadrée. Et les acheteurs se libèrent du temps pour des sujets à plus forte valeur ajoutée.
Moins de charge administrative pour les métiers
Transparence totale sur les validations et arbitrages
Meilleure acceptation des règles Achats
Alignement durable entre performance et conformité
La méthode Equans et Eleven VMS : déploiement rapide, ROI immédiat, trajectoire engagée
Chez Equans, l’extension du scope du VMS a été mené comme un projet orienté résultats. En seulement deux mois, la solution a été mise en production sur un périmètre stratégique, grâce à une vision claire en amont, un sponsoring fort jusqu’au COMEX ou au niveau C-Level, une préparation anticipée des données et un accompagnement étroit des équipes Eleven VMS.
Aucun dérapage : ni sur les délais, ni sur les coûts. Le coût annoncé a été le coût facturé.
Cette exécution maîtrisée a rapidement levé les dernières hésitations. L’investissement est maîtrisé, le déploiement rapide et le retour sur investissement atteignable à court terme.
Ce sont des projets à moindre risque, avec un impact très fort. Nous ne reviendrions pas en arrière.
Chez Equans, le VMS a été utilisé comme un socle structurant pour une trajectoire d’extension ambitieuse : nouvelles catégories de prestations, déploiement du forfait, ouverture à l’international et intégration renforcée de l’IA pour continuer à faire des achats un levier de performance durable.
