Achats de prestations intellectuelles : des KPIs nécessaires… mais difficiles à définir
Un KPI (Key Performance Indicator) est un indicateur quantifiable permettant de mesurer la performance de vos projets et l’efficacité de vos actions. Suivre les bons KPIs permet de vous construire un tableau de bord adapté, pour avoir une vision à 360° de vos enjeux opérationnels et stratégiques.
L’enjeu de mesure de la performance des achats de PI, et donc, le choix des KPIs, est de plus en plus crucial. En effet, les dépenses des entreprises en prestations intellectuelles augmentent considérablement, ce qui en fait un poste de dépenses particulièrement stratégique.
Mais il faut bien comprendre que les achats de PI se démarquent des achats plus classiques, tels que les achats de matières premières ou d’énergie. Vous devez donc choisir des KPIs adaptés. Car acheter une prestation intellectuelle revient à « acheter de l’humain », or les aspects humains sont difficilement quantifiables. La qualité d’une prestation intellectuelle repose largement sur du savoir-faire, de l’expérience, des compétences relationnelles, qui apparaissent comme intangibles. La mesure de la qualité d’une prestation intellectuelle est donc complexe.
Par ailleurs, les achats de PI sont soumis à des problématiques qui sont totalement absentes des autres catégories d’achats. Un exemple ? La pénurie des talents, en particulier sur les compétences tech & IT. Trouver les bonnes ressources ne suffit pas, il faut également réussir à les attirer et les faire rester.
La mesure de la performance des achats de PI nécessite donc de prendre en compte ces problématiques spécifiques.
Quels sont les différents KPIs dans l’achat de prestations intellectuelles ?
Il en existe une multitude, qu’on peut classer en 3 grandes catégories :
- Les KPIs liés aux tarifs et dépenses en achats de PI : dépenses totales, évolution des dépenses sur une période donnée, dépenses par prestataire, dépenses provisionnées vs consommées, taux moyens par unité d’œuvres total (par exemple taux journalier moyen ou TJM), évolution du taux moyen sur une période donnée, taux moyen par prestataire, taux moyen par type de profil, taux moyen par localisation, etc
- Les KPIs liés à la pertinence et la performance des fournisseurs référencés : ratio des appels d’offre gagnés vs les dossiers de compétences soumis par les prestataires, indicateurs liés au respect du délai et des plannings, part des prestataires qui respectent des critères de responsabilité sociale et environnementale (RSE) donnés, etc
- Les KPIs purement opérationnels, qui donnent des informations sur le bon déroulement de l’ensemble du process d’achat de PI dans une entreprise : nombre d’appels d’offre publiés, nombre de missions en cours, nombre de comptes-rendus d’activité validés, durée moyenne des missions, nombre de missions arrêtées sur la période, etc
Comment bien choisir ses KPIs pour piloter efficacement ses achats de prestations intellectuelles ?
Tout d’abord, les KPIs que vous devez suivre dépendent des grandes orientations de votre stratégie d’achats de PI. En clair, votre tableau de bord ne doit pas être standard, il doit refléter vos enjeux spécifiques. Ensuite, évitez de vous éparpiller ! Il est contre-productif de suivre un grand nombre d’indicateurs, et préférable de vous concentrer sur un nombre réduit de KPIs réellement porteurs de sens.
Les 3 grands enjeux qui reviennent souvent en matière d’achats de PI dans les grandes entreprises sont les suivants :
- L’enjeu des tarifs
Comme pour toute catégorie d’achats, le contrôle des coûts reste le nerf de la guerre. Mais dans l’achat de PI, l’enjeu est moins d’obtenir le tarif le plus bas que d’obtenir le « bon tarif ». Car un tarif trop faible ne permet pas d’attirer les meilleurs talents. D’où la constitution de grilles de tarifs, par type de compétences et niveau d’expérience, qui permettent d’attirer les bons partenaires, en proposant un tarif compétitif par rapport aux prix du marché.
Il faut, par ailleurs, prendre en compte les aspects liés à la localisation, car les prestations intellectuelles ne s’achètent pas au même prix en Ile de France, en région ou à l’international, en nearshore (externalisation dans un pays voisin ou géographiquement proche) ou offshore (externalisation dans un pays éloigné).
Quelques KPIs à suivre : le TJM moyen par type de profil, le TJM moyen par localisation, les tarifs des plus gros prestataires…
- L’enjeu des compétences
De même, comme toute catégorie d’achats, les achats de PI doivent répondre avec précision à des besoins métiers. Il faut donc bien comprendre ces besoins métiers : quels sont les besoins en compétences qui reviennent le plus souvent ? Quels sont les timings de ces besoins ? Le degré d’urgence ? Comment aider les opérationnels à attirer et fidéliser les meilleures ressources ?
Il faut construire ses panels de fournisseurs pour apporter des réponses les plus pertinentes possibles à ces besoins spécifiques.
Quelques KPIs à suivre : la répartition des besoins en compétences par grand domaine d’expertise, le nombre de prestataires capables de satisfaire ces besoins en compétences…
- L’enjeu de la RSE
De plus en plus d’entreprises intègrent des engagements liés au Positive Impact dans leurs achats de PI. Il s’agit souvent de fixer aux prestataires des critères liés à l’empreinte carbone, ou de choisir des fournisseurs engagés en matière d’inclusion et de diversité.
Quelques KPIs à suivre : le pourcentage de fournisseurs qui affichent les certifications spécifiques, le pourcentage de consultants éloignés de l’emploi…
Achats de PI : une bonne lisibilité des KPIs est essentielle
Au-delà de bien choisir ses KPIs, il est indispensable d’avoir des données fiables, consolidées, et d’être en mesure de les présenter d’une manière claire et intelligible. Car un indicateur mal compris ou mal interprété peut conduire à des décisions non adaptées et engendrer des conséquences désastreuses.
Dans la construction de votre tableau de bord, il est recommandé de recourir à la data visualisation, qui permet de simplifier l’accès aux données en les présentant de manière visuelle. Idéalement, vous devez être en mesure d’accéder aux informations clefs en un clin d’œil, et de les présenter à votre équipe ou votre direction de manière simple.
L’objectif final : avoir accès à la bonne information, au bon moment, sous la forme la plus intelligible possible, pour vous concentrer sur les tâches sur lesquelles vous avez le plus de valeur ajoutée, c’est-à-dire l’analyse, la prise de décision et l’optimisation de votre performance.
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