Les prestations intellectuelles occupent aujourd’hui une place centrale dans les organisations. Elles dépassent le secteur IT et gagnent des metiers comme le conseil, le marketing, l'ingénierie ou la transformation. Elles conditionnent directement la performance et la capacité d’adaptation des entreprises. Ce type de prestations constitue une catégorie d'achats spécifique, reposant sur l'expertise humaine et la proximité avec les équipes métiers, qui en sont les principaux prescripteurs.
Pour les directions Achats, cela se traduit par des projets nombreux, hétérogènes, portés par des métiers aux niveaux de maturité variables. Contrairement aux autres categories d'achats, les prestations intellectuelles sont moins standardisables, plus difficiles à comparer et davantage exposées au risque opérationnel. Les périmètres évoluent rapidement, les fournisseurs se multiplient et la visibilité globale reste souvent partielle.
Au sein de cette catégorie, les prestations au forfait cristallisent encore davantage les enjeux. Bien que stratégiques, elles restent difficiles à structurer et à piloter, avec des défis comme la prévisibilité budgétaire, la comparabilité des offres et le pilotage de la performance. Pour les Achats, le défi est clair : reprendre le contrôle sans freiner les projets.
Pourquoi les achats au forfait restent un angle mort du pilotage Achats
Un achat au forfait ne se limite pas à un simple contrat : c’est un véritable projet. Entre livrables multiples, jalons clés à respecter, responsabilités partagées et forte dépendance au fournisseur, le suivi demande une organisation fine.
Les processus Achats traditionnels, conçues pour la régie (plus standardisée), ne sont souvent pas adaptées à ce type de prestation. Les outils disponibles sont dispersés ou incomplets, ce qui complique la supervision et la coordination.
Les enjeux sont multiples:
Maintenir l’autonomie des métiers tout en garantissant le bon choix des prestataires et la bonne exécution des projets
Sécuriser les risques et maîtriser les dépenses au forfait, malgré la comparaison complexe entre projets
Piloter et capitaliser grâce à un suivi partagé entre métiers et achats, tout en limitant les risques contractuels et financiers
Le forfait reste donc difficile à maîtriser, non par manque de volonté, mais parce que sa structure le rend complexe à piloter.
Donner de l’autonomie aux métiers tout en garantissant un cadre Achats
Votre autonomie ne devient efficace que dans un cadre clair défini dès l’amont des projets. Il s’agit ici de structurer le processus sans freiner les initiatives, avec un cadre compréhensible pour les métiers et pragmatique au quotidien. Concrètement, le VMS permet de traduire ce cadre en actions: suivre les projets dès leur lancement, standardiser les bonnes pratiques et rendre les recommandations visibles et facilement applicables par les équipes.
C’est précisément cet équilibre entre autonomie des équipes métiers et gouvernance Achats qui conditionne la réussite des projets au forfait, en permettant à la fois performance opérationnelle et maîtrise des enjeux Achats.
Structurer le cycle source-to-pay d’une prestation au forfait
Pour reprendre le contrôle sur les prestations au forfait sans freiner les métiers, les directions Achats doivent s’appuyer sur un cadre clair et adapté aux réalités opérationnelles. L’objectif n’est pas de standardiser à l’excès, mais de fournir un processus lisible et cohérent, depuis le besoin initial jusqu’au suivi et au pilotage des projets.
Capter l’expression du besoin dès l’amont
Le point de départ d’un projet au forfait se situe côté équipes opérationnelles, où le besoin se précise, les attentes se définissent et les premières hypothèses de périmètre se construisent. Pour les Achats, l’enjeu est de capter cette expression du besoin le plus tôt possible, via un point d’entrée unique, sans créer de friction. La formalisation doit rester simple et orientée projet, afin d’encourager l’adhésion des métiers et d’éviter les contournements.
Assurer la conformité et le suivi des budgets via workflow
Une fois le besoin formalisé, le workflow de sourcing permet de gérer efficacement les prestations en régie et au forfait, souvent dans un même portefeuille projets. Les métiers conservent leur autonomie pour créer et lancer les consultations, tout en s’appuyant sur des circuits de validation intégrés qui garantissent le respect des règles Achats (panels, seuils, validations) sans ralentir les projets ni multiplier les échanges informels.
Cadrer le projet sans le figer
Une fois le besoin capté et formalisé, il est essentiel de définir jalons et livrables, tout en laissant la flexibilité de répartir cette définition entre le client et le fournisseur. Cette approche favorise une responsabilité partagée, renforce l’appropriation des engagements de chaque partie et garantit que le projet reste agile tout au long de son cycle.
Sécuriser la mise en concurrence
La mise en concurrence est un levier clé de performance, à condition qu’elle soit clairement encadrée. Les règles du jeu doivent être explicites : conditions de participation, attentes sur les livrables, modalités de réponse. Un panel fournisseurs maîtrisé constitue la base, tout en laissant la possibilité d’une ouverture contrôlée à des fournisseurs non référencés si le projet le justifie.
Comparer, analyser et piloter les projets
Enfin, structurer le cycle de sourcing n’a de sens que si les projets peuvent être comparés, analysés et pilotés dans la durée. Les réponses fournisseurs doivent être présentées de manière homogène, pour permettre une lecture en deux étapes — commerciale et technique — et une comparaison objective. Le VMS facilite cette lecture: il permet de visualizer les prix du marché pour benchmarker les offres, de conserver l’historique des propositions reçues et de documenter les justifications de sélection. Cette traçabilité réduit les risques liés aux appels d’offres et renforce la qualité des décisions.
Vers un pilotage mature des achats au forfait
Arriver à maturité sur les achats au forfait permet notamment de centraliser les actions de toutes les parties prenantes sur une seule plateforme pour clarifier les rôles, fluidifier les interactions et s’appuyer sur des données fiables.
Un pilotage mature repose d’abord sur une gouvernance claire et partagée. Les responsabilités sont définies, les règles connues et comprises, et chaque partie prenante, Achats, Métiers, Fournisseurs, sait quand et comment intervenir. Cette clarté permet un arbitrage transparent entre les propositions.
Il s’appuie également sur une vision consolidée des projets et des fournisseurs. Les directions Achats disposent d’une lecture globale du portefeuille de prestations au forfait, des engagements contractuels et des partenaires mobilisés. Cette visibilité transverse est indispensable pour piloter la performance et anticiper les risques.
Enfin, cette maturité améliore directement la qualité des interactions et des réponses fournisseurs. Un fournisseur correctement accompagné et informé produit des propositions plus pertinentes et mieux calibrées, alignées sur les attentes du projet. Des processus clairs réduisent les allers-retours inutiles, tandis que des critères de sélection homogènes favorisent une concurrence saine et équitable.
Les achats au forfait : d’une exception à un levier stratégique
Structurer et piloter les achats au forfait ne se limite pas à réduire les risques : c’est un levier pour sécuriser les projets, améliorer la performance globale (par la mise en compétition des fournisseurs notamment) et renforcer la collaboration entre Achats et Métiers.
Au final, un pilotage mature bénéficie à toute la chaîne de valeur :
Les Achats gagnent en visibilité et en contrôle,
Les Métiers bénéficient de solutions adaptées et livrées dans les meilleures conditions,
Les Fournisseurs disposent d’un cadre clair qui facilite leur engagement et leur performance.
Contactez notre équipe commerciale pour mettre en place un pilotage structuré de vos prestations au forfait.
