En janvier 2025, Aymeric Hoepffner, Acheteur PI & IT, partageait son retour d’expérience sur le déploiement de la solution Eleven VMS. Six mois plus tard, il revient avec recul et pragmatisme sur les bénéfices concrets observés depuis l’implémentation de la plateforme SaaS. Voici son éclairage sur les apports majeurs de la solution, à travers tout le cycle source-to-pay.
1/ Unification des processus achats
Le premier bénéfice observé concerne l’uniformisation des pratiques au sein de l’organisation. Avant la mise en place du VMS, chaque entité ou site appliquait une méthodologie Achat cadrée mais non digitalisée.
Avec Eleven VMS, toutes les étapes, de l’expression du besoin jusqu’à la contractualisation, ont été centralisées dans un cadre commun. Cette standardisation a permis de poser les bases d’un référentiel Achats partagé, tout en renforçant la conformité et la traçabilité dès les premières étapes du process source-to-pay.
Tous les utilisateurs suivent les mêmes étapes, au sein d’un outil centralisé. Cela garantit une standardisation des pratiques, quel que soit le site, le département ou l’utilisateur concerné.
2/ Simplification opérationnelle
Dans la continuité de cette uniformisation, la solution a permis de simplifier les opérations quotidiennes des prescripteurs comme des acheteurs.
Grâce à une interface ergonomique et à des workflows bien définis, les démarches liées aux demandes de prestations sont aujourd’hui plus rapides et mieux structurées.
Le cahier des charges est guidé, les validations sont automatisées, et chaque étape suit un déroulé clair, ce qui limite les blocages et les allers-retours. Cela améliore considérablement la fluidité du processus source-to-pay.
Les flux sont plus clairs, plus rapides et mieux structurés, depuis l’expression du besoin jusqu’aux renouvellements. Tout cela à travers une seule interface.
3/ Renforcement de la traçabilité
La digitalisation des processus achats via le VMS a apporté une visibilité complète sur l’historique des actions.
Cette traçabilité devient un atout de pilotage, mais aussi un levier de sécurisation, en cas de litige ou d’écart contractuel. L’acheteur peut ainsi remonter rapidement à l’origine d’une décision ou d’un arbitrage.
Chaque action est enregistrée, ce qui facilite les audits, le pilotage de l’activité et la maîtrise des risques. Le VMS professionnalise et fluidifie le quotidien.
4/ Autonomisation des prescripteurs
L’un des changements majeurs induits par l’outil a été l’évolution du rôle des prescripteurs internes. Le VMS leur permet désormais d’initier leurs besoins de manière autonome, dans un cadre balisé défini par les acheteurs. Cette responsabilisation renforce l’efficacité collective. Une fois formés, les prescripteurs peuvent gérer de bout en bout les étapes opérationnelles de leur demande.
Cette autonomie des prescripteurs s’est traduite concrètement par une réduction importante de la charge sur les équipes achats. En supprimant, de plus en plus, une grande partie des tâches répétitives – relances, validations multiples, gestion documentaire –, le VMS leur a permis de se recentrer sur les missions à forte valeur ajoutée.
Le modèle "buyerless" prend ici tout son sens : les équipes achats peuvent enfin se concentrer sur la stratégie fournisseur, le pilotage des dépenses, le sourcing ciblé ou encore l’analyse de performance. En libérant du temps sur le cycle opérationnel du source-to-pay, le VMS devient un véritable levier d’optimisation des ressources achats.
La plateforme permet une vraie autonomie des demandeurs. On constate une réduction d’environ 80 % de la charge des acheteurs sur les demandes des prescripteurs lorsqu’ils maîtrisent la plateforme. Cela libère du temps pour que les acheteurs se recentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la stratégie fournisseur ou le pilotage des dépenses.
5/ Amélioration continue grâce à l’innovation
Au-delà de ces gains structurels, Aymeric souligne l’apport constant d’innovations fonctionnelles dans l’outil. Certaines mises à jour, comme l’ajout d’un cadre justificatif dans le cahier des charges ou l’intégration d’un scoring IA des profils – ont simplifié le quotidien des utilisateurs et approbateurs tout en augmentant la fiabilité des choix.
Ces fonctionnalités participent à la dynamique d’amélioration continue. Elles permettent de rendre l’outil toujours plus intuitif, tout en affinant les prises de décision, en particulier sur la sélection des candidats dans le cadre de prestations intellectuelles.
Le scoring IA ? C’est intuitif, rapide à lire, et surtout, fiable. On voit que les profils retenus ont un taux de correspondance supérieur à 80 %. Le pop-up textuel permet même d’anticiper des formations, et le plus important, de pointer rapidement les plus et les moins du profil.
6/ Accompagnement humain et suivi régulier
Enfin, Aymeric insiste sur le rôle déterminant de l’accompagnement dans la réussite du projet. Au-delà de la technologie, c’est l’implication des équipes en charge du déploiement et du support qui a permis une adoption fluide de l’outil.
Un suivi régulier des KPI, des points d’échange hebdomadaires et une vraie compréhension des enjeux métiers ont facilité la montée en compétence des utilisateurs et permis d’adapter l’outil aux réalités du terrain. Cet accompagnement, souvent négligé, a été un facteur clé de succès.
Ce qui fait la différence, c’est la qualité de la relation humaine. Notre CSM est à l’écoute, comprend nos enjeux métiers et agit comme un véritable partenaire au quotidien.
Aussi, la réelle volonté d’améliorer continuellement la plateforme se traduit par la démarche de co-création entre Eleven VMS et ses utilisateurs. Les retours sont non seulement écoutés, mais souvent pris en compte dans la feuille de route produit. Certaines fonctionnalités demandées ont déjà été intégrées, d'autres sont en cours de développement. Ce suivi régulier témoigne d’un accompagnement dans la durée, fondé sur un véritable dialogue entre les équipes terrain et les équipes produit.
En résumé, le déploiement d’un VMS comme Eleven a permis de transformer profondément le fonctionnement des achats de prestations intellectuelles . Structuration des processus, simplification opérationnelle, autonomie des prescripteurs et recentrage des acheteurs sur leur cœur de métier : autant de leviers qui améliorent la performance globale du cycle source-to-pay. Pour Aymeric, cette démarche marque une transition vers une organisation plus fluide, plus digitale et mieux outillée pour faire face aux défis actuels de la fonction achat.
