La gestion des prestataires externes est complexe. Pour assurer le succès opérationnel d’achats de prestations intellectuelles, les entreprises ont besoin d’une approche structurée pour gérer leur relation fournisseurs. Pour garantir la conformité légale et stratégique tout en optimisant les performances de leur panel de prestataires référencés, un outil émerge comme la solution idéale : le Vendor Management System (VMS).
Un VMS est un logiciel qui aide les entreprises à gérer leurs fournisseurs référencés, de leur intégration jusqu'à la gestion des contrats, l'évaluation des performances et le suivi de la conformité. Il rationalise et simplifie l’émission d’appel d’offres, assure la transparence et permet d’optimiser les coûts. Mais comment fonctionne-t-il et pourquoi est-il aujourd’hui indispensable ?
Dans cet article, nous allons explorer ce qu'est un Vendor Management System, ses principaux avantages, ses fonctionnalités essentielles et les meilleures pratiques pour une mise en œuvre efficace.
Définition d'un Vendor Management System (VMS)
Un Vendor Management System (VMS) est une plateforme SaaS (Software as a Service) dédiée à la gestion complète et internationale des prestataires externes, qu’ils soient freelance, cabinets de conseil, ESNs.
Un VMS est au service de l’achat et la gestion des prestataires auprès de fournisseurs référencés, c’est-à-dire des partenaires déjà sélectionnés et validés par l'entreprise via des contrats-cadres. Cet outil couvre l’ensemble du cycle de vie des prestations intellectuelles, depuis le sourcing des prestataires jusqu’à la facturation et au paiement, donc sur l’ensemble du cycle Source to Pay (S2P), garantissant ainsi un suivi rigoureux et transparent des missions confiées à des prestataires externes.
L’ensemble des fonctionnalités présentes sur un VMS permettent un gain de temps aux équipes métiers et Achats, mais aussi une réduction des coûts, grâce notamment à une amélioration de la mise en concurrence des prestataires, voire à un référencement dynamique.
Les parties prenantes autour d’un VMS : une approche collaborative
Le VMS s’adresse à plusieurs types de parties prenantes. Voici les rôles, périmètres et avantages de chacune :
Les services Achats
Les services Achats construisent l’écosystème global, négocient les contrats, fixent les objectifs budgétaires et de performance, et veillent à ce que les équipe dispose de toutes les ressources nécessaires.
Le VMS leur offre un gain de temps précieux grâce à l'automatisation de tâches répétitives et une meilleure gestion des risques. Il intègre les accords-cadres dans la plateforme, permet une maîtrise renforcée des coûts et facilite le pilotage du panel de fournisseurs référencés.
Les équipes opérationnelles
Les équipes opérationnelles sont sur le terrain et définissent les besoins et sélectionnent les experts en collaboration avec les vendors.
Grâce à l’autonomie encadrée qu’offre le VMS, ils peuvent choisir les meilleurs talents tout en respectant les règles fixées par les Achats. Ils peuvent également suivre les performances et ajuster les plans en conséquence.
Les prestataires (vendors)
Les prestataires externes sont sollicités pour contribuer à des projets spécifiques en fonction de leur expertise.
Le VMS leur offre une expérience transparente et professionnelle : appels d’offres accessibles, suivi des missions, remontée des feuilles de temps, facturation, et suivi des paiements : tout est centralisé.
Les fonctions support
La Finance, le Juridique, ou les RH assurent la conformité, la fiabilité, la sécurité du processus. Ils trouvent dans le VMS un outil de pilotage rigoureux, avec des workflows clairs, un suivi budgétaire précis et des KPIs en temps réel.
Les fonctions clés d'un Vendor Management System (VMS)
Un Vendor Management System offre généralement les fonctionnalités suivantes :
Emission d’appel d’offres : Rédaction simple d’appel d’offres avec options de diffusion sur-mesure, pour par exemple la séquencer en différent rangs de prestataires référencés.
Intégration des fournisseurs (onboarding) : Enregistrement standardisé, qualification et vérification de conformité, spécifications du contrat-cadre directement intégrées dans la plateforme.
Gestion des contrats : Stockage, suivi et automatisation des contrats fournisseurs.
Suivi des performances : Suivi des indicateurs de performance (KPI), tableaux de bord et conformité aux Service Level Agreements (SLA).
Gestion des risques : Évaluation des risques fournisseurs (financiers, opérationnels, juridiques) et conformité réglementaire.
Automatisation des processus d'achat : Rationalisation des commandes, des approbations et de la communication avec les fournisseurs.
Traitement des factures et paiements : Garantit une facturation précise et réduit les écarts de paiement.
Quels sont les bénéfices d'un VMS ?
L’adoption d’un Vendor Management System transforme profondément la gestion des prestations intellectuelles. En centralisant les processus et en digitalisant l’ensemble du cycle Source-to-Pay, le VMS apporte des bénéfices tangibles aux directions Achats, aux équipes opérationnelles, et à l’ensemble des fonctions support.
D’abord, un VMS permet de gagner un temps précieux. Grâce à l’automatisation des tâches répétitives comme la publication des appels d’offres, la validation des missions ou encore la facturation, les équipes peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Il contribue également à une meilleure maîtrise des coûts. L’intégration des grilles tarifaires et des accords-cadres directement dans la plateforme garantit une mise en concurrence saine et encadrée. Les achats sont donc réalisés dans le respect des politiques internes, tout en optimisant les budgets engagés.
Autre avantage essentiel : la conformité. Le VMS permet de standardiser les processus à travers l’ensemble de l’organisation, réduisant ainsi les risques juridiques et assurant une traçabilité complète des échanges avec les prestataires.
Sur le plan opérationnel, le VMS favorise la collaboration entre les parties prenantes. Grâce à une interface partagée, chaque acteur, qu’il soit acheteur, opérationnel, financier ou fournisseur, accède à une information fiable, actualisée et centralisée. Cette transparence fluidifie les échanges et améliore la qualité des relations fournisseurs.
Enfin, le VMS agit comme un outil de pilotage stratégique. Il offre une visibilité complète sur les dépenses, les missions en cours, la performance des prestataires ou encore le respect des délais. Ces données, facilement exploitables via des tableaux de bord personnalisés, permettent aux décideurs de prendre des décisions éclairées et de piloter leurs objectifs en continu.
Le VMS pour mieux gérer ses prestataires externes
Le VMS transforme la manière dont les entreprises gèrent leurs prestataires. Il permet de construire une vision plus performante, plus agile, et plus alignée avec les exigences du marché actuel.
En alliant technologie, simplicité d’usage et valeur stratégique, le Vendor Management System s’impose comme une solution incontournable pour les organisations souhaitant maîtriser leurs prestations intellectuelles et optimiser leurs achats externes.
ElevenVMS peut vous aider à transformer un processus complexe en avantage stratégique.
Contactez nos experts pour une démonstration personnalisée de notre plateforme.
