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Comment intégrer un freelance dans votre entreprise ?

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S’associer avec des freelances est une pratique qui s’est imposée au cours des dernières années, et qui est devenue incontournable dans la majorité des grandes entreprises. Cette forme de travail, qui s’inscrit dans les évolutions du monde du travail et est vouée à prendre de l’ampleur, reste néanmoins nouvelle, et parfois inconnue, aux yeux de certains managers. Comment assurer alors une bonne collaboration entre freelances et entreprises ?

Il existe des « best practices » qui rendront la collaboration avec les freelances vraiment fructueuse. Ces freelances sont externes à l’entreprise, mais ne situent pas en marge comme on pourrait le croire, et une bonne intégration initiale permettra une collaboration optimale à long terme. Nous regroupons aujourd’hui les best practices ainsi que les erreurs à éviter pour intégrer les freelances dans votre entreprise.

Les best practices

Bien intégrer le freelance en amont

L’entretien est une étape cruciale de l’intégration d’un freelance en entreprise. En effet, que l’entretien se fasse à distance ou non, il est important de mettre en avant le rôle à part entière que jouera le freelance au sein de l’organisation. Sa contribution à l’entreprise est importante, tant sur un aspect financier, humain que sur un aspect professionnel. Le dialogue doit être transparent, et le freelance doit sortir de l’entretien avec toutes les réponses à ses questions, prêt à réaliser sa mission. Il est important de définir avec lui ses responsabilités, et de lui prouver votre volonté de l’intégrer au sein de votre entreprise. La signature doit avant tout se réaliser dans un cadre de confiance. C’est un moment crucial où le freelance doit être intégré au même titre qu’un salarié de l’entreprise. Les premiers échanges sont les plus importants puisqu’il faut définir la portée des missions proposées, les ressources nécessaires ainsi que les attentes du client. Les ressources, physiques ou non, sont importantes à préciser le plus rapidement possible afin que le freelance puisse définir son budget, fixer ses délais de livrables, récolter toutes les informations dont il aura besoin.

Préparer son arrivée

Une fois le freelance embauché, il se tient prêt à recevoir ses missions. Recueillir les ressentis du freelance sur son projet lors de sa première semaine est essentiel, afin de pouvoir construire une relation à long terme en toute transparence. En effet, les premiers retours que vous récolterez vous permettront d’identifier immédiatement les blocages que peut rencontrer votre freelance, et vous aideront à créer une relation à long terme plus optimale. Par ailleurs, si cela est envisageable, un déjeuner organisé avec le freelance pour échanger et prendre en compte ses divers ressentis est une bonne idée.
Offrez à votre freelance tous les moyens à disposition possibles pour qu’il puisse réussir : logiciels, canaux de communication, matériel selon ses besoins, informations utiles, documents d’onboarding, liste de contacts, trombinoscopes de ses collègues… Chaque détail, même celui qui peut vous sembler le plus insignifiant, peut compter.

La communication est la clef de la réussite. Vous pouvez établir vous-même la fréquence à laquelle vous souhaitez suivre votre freelance en entreprise, il est bon de trouver avec lui un équilibre entre indépendance et accompagnement. Enfin, les salariés internes de votre entreprise doivent comprendre comment travailler aux côtés de freelances, et surtout comment les intégrer dans l’organisation. Il est primordial de créer une véritable cohésion au sein de votre entreprise, et non de créer une sphère de travailleurs internes et une autre de travailleurs externes. Plus les membres de votre organisation se connaîtront et seront en contact, plus leur collaboration sera fructueuse, quel que soit leur statut.

Accompagner le freelance

Il est possible d’attribuer à un travailleur interne la tâche de Freelance Manager afin qu’il puisse fixer des points réguliers pour obtenir le feedback des travailleurs indépendants. Vous pouvez aussi embaucher directement un Chief Freelance Officer dédiera l’intégralité de son temps au suivi des freelances au quotidien dans leurs projets ; ce nouveau métier se développe assez rapidement. La communication est la clef de la réussite des projets, il est important de suivre les contrats en cours afin d’établir un suivi, puis de les renouveler si nécessaire. Exprimer ses attentes et féliciter le freelance quand les attentes sont remplies semble primordial.

Intégrer le freelance à la vie de l’entreprise

Dans un cadre moins formel, organiser des rencontres physiques avec votre freelance autour d’un déjeuner ou à l’occasion d’un workshop vous permettra de consolider votre relation professionnelle avec lui. Si la rencontre physique ne semble pas envisageable chaque semaine, rien ne vous empêche d’inviter votre freelance à déjeuner une fois par mois ou à un rythme régulier. Vous serez aptes à aborder des points plus délicats à traiter à distance, ou qui auraient pu échapper à votre attention notamment lors des échanges par mail ou téléphone.

Mettre en place des outils collaboratifs

Dans le cas où le travail s’effectue à distance, le freelance sera amené à travailler avec son client via des outils tels que Google Docs, Google Drive, Slack, Jira, Jenkins ou encore DropBox. Organiser toutes ces ressources permettra aux deux parties de ne pas se perdre dans leur travail, et de pouvoir échanger plus facilement.

 

Les erreurs à éviter

Appliquer un suivi traditionnel

Un des réflexes serait de ne pas adapter le processus d’intégration aux conditions de travail du freelance. En effet, il ne se rendra pas nécessairement dans vos bureaux au quotidien puisque tout dépend des conditions fixées dans le contrat que vous aurez signé.

Ne pas communiquer suffisamment

Tout moyen de communication est bon à prendre. En effet, le travail à distance augmente la probabilité de mauvaise communication ou d’interprétation tronquée des échanges. Le freelance doit être apte à pouvoir poser plusieurs fois la même question si un élément de sa mission lui semble flou. La réactivité est aussi la clef de la réussite, car un manque de dynamisme allongera les délais de livraison des projets, ce qui affectera d’un point de vue financier le client.

Considérer le freelance comme « externe »

Le freelance est une partie intégrante de votre organisation pour le temps de sa mission. Il représente les valeurs véhiculées par votre entreprise à distance, il est donc essentiel qu’il s’imprègne de la culture d’entreprise. Tout comme les employés de votre entreprise, vous devriez tout faire pour que le freelance ait une bonne image de votre entreprise puisqu’il la représentera le temps de sa mission. Si votre freelance se trouve à l’étranger, il entretiendra la réputation de votre entreprise et véhiculera ses valeurs dans la région où il se trouve.

Ne pas transmettre d’invitations, ne pas ajouter le freelance dans les boucles

C’est une erreur fréquente à ne pas commettre !

 

En conclusion, intégrer votre freelance en entreprise et veiller à son bien-être ne peut que vous être bénéfique puisque cela lui donnera envie de collaborer avec vous, de véhiculer une image positive de votre entreprise ce qui pourra donner envie à d’autres experts en freelance de travailler avec vous. L’aspect le plus important et qui peut sembler délicat est de faire accepter cette idée en interne auprès des salariés, afin que le freelance ne soit pas perçu en marge de votre organisation mais bel et bien intégré à la structure.

Mettre en avant ces best practices et lister les erreurs à éviter (car notre liste n’est pas exhaustive) vous permettra de réaliser une collaboration optimale avec votre freelance, et ainsi de réfléchir aux nouveaux projets que vous aurez à lui proposer !

 
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