Blog

Les outils pour gérer son budget en freelance

Par

Félicitations, vous avez atteint votre objectif : devenir indépendant ! A vous la liberté pour travailler sur les projets qui vous passionnent, avec des personnes inspirantes. Cependant, les revenus du freelance sont difficiles à prévoir et peuvent varier totalement d’un mois sur l’autre. C’est pourquoi une bonne gestion de son budget devient stratégique pour s’assurer de la pérennité de son activité. Pour cette raison, la rédaction de LittleBig Connection vous a préparé un article pour que vous ayez toutes les cartes en main quant à la gestion de votre budget.

Bien gérer son budget en freelance : quelques indicateurs à suivre 

Pas besoin d’être un génie des chiffres, il faut juste une dose d’anticipation et beaucoup de bon sens !

 

Bien dissocier le chiffre d’affaires et le bénéfice

 

Quand on est son propre patron, il arrive parfois qu’on perde le fil entre les différentes dépenses et revenus liés à son activité. Pour commencer, la chose la plus importante est de connaître le montant d’argent disponible. Pour cela, il faut bien faire la différence entre chiffre d’affaires et bénéfices. Vous seriez surpris du nombre d’entrepreneurs qui confondent ces deux éléments.  Pour rappel : le chiffre d’affaires représente le total de vos ventes, tandis que le bénéfice correspond à ce qui vous reste une fois que vous avez payé vos charges (fournisseurs, transports, charges sociales, TVA). Cette distinction étant faite, vous pourrez dissocier ce qui est réellement acquis de ce qui est dû. Il devient alors facile d’anticiper tous les mouvements dans le temps afin de faire les provisions nécessaires, dans le but d’avoir toujours du cash disponible sur le compte bancaire. Vous venez de commencer la vie de freelance et ne savez pas comment négocier vos revenus ? Notre article sur comment bien fixer son TJM peut vous être d’une grande aide.

Calculer le besoin en fonds de roulement pour distinguer l’exceptionnel et le récurrent 

 

Une fois que vous avez fait la distinction entre les différents revenus, vous pouvez maintenant calculer votre besoin en fonds de roulement. Qu’est-ce que c’est ? Le besoin en fonds de roulement, aussi appelé BFR en comptabilité, représente le montant dont vous devez disposer pour couvrir le décalage de trésorerie entre vos recettes et dépenses liées à votre activité courante. En gros, c’est le besoin en financement pour couvrir l’absence de revenus à court terme.

Il correspond donc à votre besoin de financement à court terme, c’est une réserve d’argent nécessaire pour assurer la continuité de votre activité. En tant qu’indépendant, vos revenus arrivent de manière décalée : entre l’envoi des factures à vos clients et la réception de leur paiement d’un côté, et les factures que vous devez honorer de l’autre, vous pouvez rapidement vous retrouver sans ressources. Le fonds de roulement permet de lisser ces décalages, et constitue un signe important de la santé financière de votre activité. Il doit être régulièrement calculé afin d’analyser son évolution et redresser la situation si nécessaire.

 

Adopter un tableau de gestion de trésorerie

 

Pour avoir un suivi régulier et efficace de son budget, rien de mieux d’un tableau de trésorerie qui vous permettra d’identifier les sources de produits et de charges avec une vision chronologique des événements (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle et annuelle). En termes de gestion des revenus, l’anticipation est clé pour planifier les mouvements et éviter les mauvaises surprises. Ce tableau vous permettra de planifier en amont votre activité financière et gérer votre budget avec sérénité. De plus, cette vision globale vous permettra de repérer les postes de dépenses où vous pouvez faire quelques économies.En somme, avec le tableau de gestion, vous pourrez ainsi rester focalisé sur l’essentiel. Trouvez ici  un tableau tout beau à personnaliser avant emploi.

 

Lire aussi : Comment payer moins d’impôts en freelance ? 

 

Epargner pour envisager le futur avec sérénité : la règle des 50/30/20

 

A ce stade de l’article, vous devez être un pro de la gestion et vous croulez sous l’or. Vous vous demandez sûrement ce que vous allez faire de tout cet argent. Nous sommes bien tentés de mettre notre adresse postale pour que vous puissiez nous envoyer l’excédent mais ce serait trop facile. Si vous ne savez pas quelle part de vos revenus bruts provisionner pour votre épargne, appliquez la règle des 50/30/20 sur chacun de vos encaissements.

  • 50% de provisions pour les dépenses obligatoires comme votre loyer, vos impôts, votre assurance, vos charges fixes, vos charges sociales.
  • 30% pour le plaisir : activités sportives, loisirs, sorties. N’oubliez pas : on travaille pour vivre et non l’inverse. Prenez du temps pour vous, c’est un investissement que vous retrouverez en termes de productivité.
  • Enfin, 20% correspondent à l’épargne : vous pouvez envisager de les mettre sur différents produits de placement, comme par exemple un plan d’épargne retraite vous permettant de bénéficier du dispositif Madelin, un livret facilement accessible qui fait travailler votre argent. Vous pouvez également discuter avec votre banquier des meilleures solutions de placement qui feront travailler votre trésorerie : placements monétaires, comptes à terme, fonds euros contrat de capitalisation, actions, investissements immobiliers…

 

Les outils pour gérer son budget en freelance

 

Pour une gestion optimale de votre budget, vous avez le choix de faire appel à des experts qui vous guideront tout au long de votre activité pour une gestion en toute sérénité. Pas le budget ni le temps ? Pas de soucis, il existe également des applications qui permettent de gérer votre trésorerie en quelques clics. Nous avons préparé une sélection de pépites qui vous aideront à tenir vos comptes comme un pro (ou presque).

 

Pour la gestion financière de son activité

 

Bankin

Avec plus de 2,5 millions d’utilisateurs en Europe, Bankin a su faire sa petite réputation. C’est une application facile d’utilisation, en un coup d’œil vous avez accès à tous vos comptes et opérations grâce à un tableau de bord offrant une vision à 360 degrés. L’interface est esthétique, intuitive et facile à utiliser.  Les jours avec le bon vieux classeur Excel et le stockage de tickets de caisse sont finis. Vous pouvez suivre très facilement le cours de vos comptes, faire des provisions et regarder les dépenses par type d’activité (idéal pour classer vos charges). Un gros avantage, c’est le coach digital. Il peut vous conseiller sur un tas de points et envoie des alertes de découvert, gestion du budget, épargne, crédit immobilier, frais bancaires. Bankin respecte des standards de sécurité, les mêmes que ceux des grandes banques. L’application est agréée par l’ACPR (autorité administrative adossée à la Banque de France) . Toutes les données sensibles sont chiffrées et soumises à des règles de sécurité très strictes. Tous les serveurs sont basés en Europe et répondent aux normes ISO 27001 , PCI level 1  L’application est également encadrée par la Directive Européenne sur les services de paiement n°2 (DSP2).  Le plus qu’on aime bien : Bankin’ repose sur un modèle Freemium, c’est-à-dire que 90% de ses fonctionnalités sont gratuites.  Et il existe des options payantes pour un service plus personnalisé.

 

Fizen

FIZEN est une plateforme qui permet de classer en quelques clics ses dépenses et recettes professionnelles, telles qu’elles apparaissent sur son relevé bancaire. Cette application est développée par Exacompta et elle est depuis 2016 partenaire de l’Ordre des Experts-Comptables. En lien avec plus de 230 banques Fizen se synchronise automatiquement avec votre compte ce qui peut représenter un précieux gain de temps. Finies les heures interminables de saisie, vos entrées et sorties de trésorerie seront importées automatiquement et vos opérations bancaires traduites en langage comptable. L’application offre un tableau de bord détaillé vous permettant de suivre vos KPI clés : chiffre d’affaires, trésorerie, postes sensibles, ratios clefs, encaissement, décaissements, factures en attentes de règlement, factures à payer, et même trésorerie prévisionnelle. Les devis et factures sont, là aussi, facilités ainsi que la gestion des notes de frais pour laquelle il suffit de flasher ses factures avec un smartphone et d’en indiquer le montant et la nature. Pour la TVA, Fizen vous indique automatiquement les montants à reporter sur vos déclarations. Un gros avantage, c’est que l’application fait vos états comptables :  comptes de résultat, bilans, balances que vous pourrez télécharger sur Excel ou en PDF. Pour un suivi optimal, vous avez l’option de programmer des alertes sur les KPI clés pour votre activité. Un vrai assistant comptable dans votre poche !

 

Tiime AE

Tiime AE est un logiciel de gestion de comptabilité gratuit adapté aux auto-entrepreneurs en mode SaaS (Software as a Service), c’est à dire qu’il ne nécessite pas d’installation. Cela signifie que vous pouvez y accéder n’importe où, sur desktop et mobile. Son utilisation est particulièrement simple et remplit toutes les missions qu’on pourrait espérer d’un tel logiciel : édition de devis et factures, tenue des registres, provisions pour cotisation, respect des seuils et justificatifs. Une fois que vous avez enregistré vos données personnelles et celles relatives à votre micro-entreprise (SIRET, code NAF, IBAN, BIC…), l’édition de devis et factures se fait en quelques clics. Les modèles de facture sont travaillés et professionnels tout en comprennant les mentions légales utiles. Avec Tiime AE, vous suivrez sans peine votre CA et le règlement de vos factures. Une assistance par email est disponible si vous rencontrez un problème ou voulez poser une question. Autre fonctionnalité bien utile : le prévisionnel des cotisations à payer à la prochaine échéance. Vous savez en temps réel combien vous aurez à payer à la prochaine échéance (et vous gardez la trace des montants déclarés et sommes payées). Le logiciel vous rappellera vos échéances pour que vous ne passiez plus à côté. Une version propre aux formes d’entreprises traditionnelles existe, elle s’appelle Tiime.

 

Qonto

Quand on est indépendant, il est essentiel de d’avoir un compte professionnel qui sert dans le cadre de son activité. Les banques traditionnelles peuvent être chères avec des services peu adaptés aux indépendants. Une bonne alternative, c’est de se tourner vers les néo-banques. Ce sont des établissements de paiement vous permettant de réaliser toutes vos opérations bancaires via votre smartphone. Dans cette catégorie, nous vous conseillons Qonto qui est la première néo-banque française dédiée aux entreprises. Elle propose un compte bancaire professionnel nouvelle génération, avec une application innovante et ergonomique qui facilite la gestion de ses finances. Créer un compte pro ne prend que quelques minutes et l’entreprise propose les mêmes services qu’un établissement bancaire classique, tout en s’adaptant aux besoins des entrepreneurs et des créateurs d’entreprise. Vous pourrez par exemple opter pour des options comme le terminal de paiement portable afin d’accélérer les paiements de vos clients. Avec une assistance en ligne réactive, c’est un sans faute pour cette banque nouvelle génération à la française. Cerise sur le gâteau : grâce au partenariat avec LittleBig Connection, vous avez le droit à des offres avantageuses. Intéressé(e) ? C’est par ici que ça se passe

 

Pour les documents contractuels et juridiques

 

Car la gestion financière va de pair avec la conformité administrative, voici une liste d’outils qui vous aideront dans la gestion de vos contrats et autres documents en lien avec votre activité d’indépendant.

 

Bonsai

C’est un outil logiciel de création de contrats et de facturation qui permet aux travailleurs autonomes de créer facilement des contrats, de les examiner avec les clients et de les signer légalement par e-mail quand vos clients sont prêts. Avec cet outil, vous avez des templates déjà prêts à l’emploi qu’il vous suffira d’adapter. Cela vous fera gagner un temps précieux en rendant le processus de création de contrat plus agréable.

 

Fred de la compta 

Il s’agit d’un logiciel de production comptable SaaS innovant basé sur l’intelligence artificielle. Fred de la compta fournit des solutions de comptabilité en ligne à destination des TPE et PME et met en relation entrepreneurs et experts-comptables inscrits au tableau de l’Ordre des Experts-comptables. L’utilisation de la plateforme est gratuite, et vous payez un abonnement pour régler votre expert-comptable une fois que vous en avez choisi un. De plus, cet abonnement est mis en place avec lui, et il est le seul décideur des tarifs. Les tarifs d’une mission avec un expert-comptable varient en fonction des besoins et de paramètres précis, mais aussi de votre activité. Vous serez ainsi libérés de la paperasse et allez pouvoir vous concentrer sur votre activité. Fred de la compta étant un des partenaires privilégiés de Little Big Connection, Une surprise vous attend à votre inscription.

 

Legalife

Faire appel à un avocat pour s’occuper d’aspects juridiques pointus est souvent la meilleure option mais cela représente un certain coût. Dans certains cas, il est possible de faire l’économie d’un professionnel en ayant recours à des modèles officiels de documents juridiques. Legalife vous offre une bibliothèque de plusieurs modèles de documents juridiques en ligne. L’entreprise vous permet également d’entrer en relation avec un avocat rapidement (moins de 48h).

 

LegalStart

Légalstart propose une offre vous accompagner dans toutes vos démarches administratives. L’entreprise met en relation des indépendants avec des professionnels comptables et avocats pour vous accompagner aussi bien dans la gestion de vos comptes que sur des questions juridiques. Tout pour simplifier la vie des Freelances. Grâce au partenariat avec LittleBig Connection, vous avez accès à des réductions exclusives pour la gestion de vos formalités administratives.

 

En tant qu’indépendant, votre budget doit être géré à la perfection pour faire face aux mauvaises surprises. Nous sommes certains qu’avec ces différentes recommandations, vous allez être un as de la gestion. Si vous avez envie de connaitre plus d’astuces pour déployer votre activité de Freelance, n’hésitez pas à vous balader sur notre blog.

 
Télécharger un exemple d'avatar client

 

Téléchargez notre document PDF « 6 étapes clefs pour devenir freelance »