De la spécification au sourcing d’un achat de prestation intellectuelle
En amont d’un achat de prestation intellectuelle, l’acheteur doit collaborer avec différents acteurs internes pour déterminer le besoin et établir le cahier des charges. Contrairement à un achat de classe C (non stratégique et non récurrent) ou à un achat de classe A ou B (stratégique et récurrent), l’achat de prestation intellectuelle est souvent très spécifique et unique. Il est donc nécessaire d’associer les experts métiers pour bien spécifier le besoin.
#1 : Evaluer les besoins d’achats de prestations intellectuelles en associant les acteurs internes
Lorsque les flux d’achats de prestation intellectuelle ne sont pas maîtrisés, ce sont souvent les acteurs métier (Direction générale, ressources humaines, bureaux d’études, DSI, etc.) qui engagent directement des prestations de conseil ou de services immatériels. Pour le service achat qui souhaite optimiser ce segment, la première étape est donc d’associer les clients internes à l’identification des besoins en matière de prestations de conseil. L’idéal est de constituer une équipe pluridisciplinaire. Elle permettra d’identifier les domaines de compétences transverses qui nécessitent des achats récurrents et d’optimiser le panel fournisseur.
#2 : Rédiger le cahier des charges d’un achat de prestation intellectuelle
Un appel d’offres mal rédigé est la première cause de dysfonctionnement d’une prestation intellectuelle sous-traitée. En matière d’achat de prestations informatiques par exemple, seulement 32 % des projets informatiques se terminent dans les conditions prévues au contrat. Le service achat doit donc sécuriser cette dépense dès la rédaction du cahier des charges. Il devra rédiger les parties afférentes aux données de la mission (dates de début et de fin de la mission, déplacements éventuels, taux journalier, etc.) ainsi que les éléments administratifs. Le service achat devra aussi préciser les critères d’évaluation des réponses et la logistique de l’appel d’offres (modalités de publications, dates limites de réponses, etc.). En revanche, les parties dédiées aux spécifications techniques doivent absolument être corédigées avec les experts du métier. Elles précisent quelles sont les compétences métiers attendues (développeur, chef de projet) mais aussi les techniques et technologies à maîtriser (langages informatiques, logiciels, etc.).
#3 : Elargir le sourcing des fournisseurs de services
Réussir un achat de prestation intellectuelle implique de sortir d’une vision restreinte aux seuls critères QCD (Qualité – Coût – Délais). Un sourcing fournisseur réussi passera forcément par la prise en compte de critère plus intangibles comme la contribution au développement et à l’innovation. Une fois posé vos critères de sélection, vous serez prêt à lancer une phase de référencement de fournisseurs de services intellectuels. Pour trouver les meilleurs experts, plusieurs solutions existent :
- Le sourcing direct : Rapprochez-vous du service Ressources Humaines pour dénicher les meilleurs consultants IT ou prestataires de services en ingénierie. Vous pourrez utiliser Linkedin ou les jobboards pour identifier des profils de compétences qui correspondent à votre besoin. Cette démarche de sourcing de freelances peut vite s’avérer chronophage, surtout si les besoins concernent des achats non récurrents.
- L’outsourcing de prestations intellectuelles : Une alternative consiste en l’externalisation complète du processus d’achat de prestation intellectuelle. Un partenaire outsourcing prend en charge l’ensemble du processus achat. Toutefois, l’externalisation est bien plus simple pour les achats de classe C que pour l’achat de prestation intellectuelle. Tout dépend du segment concerné et du niveau de spécialisation de votre partenaire outsourcing. Par exemple, les Entreprises de Services Numériques (ESN) sont très efficaces pour sourcer des profils spécialisés IT ou ingénierie. Il sera plus difficile d’externaliser entièrement cette famille d’achat si les profils recherchés sont très hétérogènes.
- Les plateformes de freelances : Elles sont le compromis idéal pour gagner du temps dans l’achat de prestation intellectuelle sans perdre la maîtrise du processus global. Les plateformes de freelance ou market place permettent d’élargir son panel de fournisseurs sans perdre de temps en référencement. Vous repérez différents profils en ligne et pouvez ensuite contractualiser en toute sécurité par l’intermédiaire de la place de marché.
De la contractualisation à l’évaluation de la prestation intellectuelle
#4 : Contractualiser un achat de prestation intellectuelle
Rédiger un contrat de prestation intellectuelle est assez similaire à la rédaction d’un contrat de prestation de services. Les clauses à prévoir sont les suivantes :
- Les parties concernées par l’achat de prestation intellectuelle ;
- L’objet du contrat ou de la mission ;
- Les modalités d’exécution ;
- La durée du contrat de prestation ;
- La rémunération du prestataire ;
- Les modalités de fin de contrat ;
- Les litiges.
Dans le cadre d’un achat de prestation intellectuelle, il est indispensable de rajouter une clause spécifique pour encadrer les droits de propriété intellectuelle.
#5 Sécuriser les droits de propriété intellectuelle
Acheter une prestation intellectuelle implique de faire appel aux talents de création et de conception du prestataire. N’oubliez pas d’encadrer cette valeur immatérielle par la rédaction de la clause de cession de droits de propriété intellectuelle. Il faudra être vigilant à bien préciser les droits qui sont cédés, la durée de cession, la zone géographique de cession de l’œuvre ainsi que les modes d’exploitation des droits de propriété intellectuelle.
#6 Evaluer les performances des achats de prestation intellectuelle
La signature du contrat est le moment idéal pour définir les indicateurs de performance de la mission. Une prestation intellectuelle débouche le plus souvent sur des livrables, mais vous pouvez également associer des indicateurs de résultats à la réussite de la mission. Il est aussi possible de rédiger un accord de niveau de service (Service Level Agreement ou SLA) et d’y associer des indicateurs pour définir la qualité de service attendue. Les contrats SLA sont très utilisés pour encadrer les prestations informatiques ou en télécommunications.
De l’onboarding à la fidélisation du prestataire de services
#7 Intégrer un freelance dans ses équipes
Une fois l’achat de prestation intellectuelle lancé, c’est souvent le responsable du projet qui va prendre le relais pour intégrer le freelance dans l’équipe concernée par la mission. Il est intéressant d’associer les ressources humaines. Même si le service RH n’a pas à établir de contrat de travail, il peut être associé pour fournir des documents utiles au consultant indépendant tels que le livret d’accueil ou l’organigramme de l’entreprise. Vous ne devez pas traiter le freelance comme un salarié de l’entreprise, afin d’éviter tout risque de requalification du contrat de travail. Mais cela ne vous empêche pas de suivre les bonnes pratiques pour intégrer un freelance dans votre entreprise !
#8 Fidéliser son panel de fournisseurs de services intellectuels
Les services achats sont de plus en plus attentifs au Coût Total d’Acquisition (TCO). Il intègre l’ensemble des coûts, directs et indirects, liés à l’acquisition d’un bien ou d’un service. Appliqué à l’achat de prestation intellectuelle, le TCO intègre le temps passé sur le sourcing du freelance, la rédaction du cahier des charges ou encore l’onboarding du consultant. Les services ressources humaines connaissent le coût d’un recrutement, estimé à 1,8 fois le salaire mensuel du collaborateur. Un recrutement raté peut coûter jusqu’à 150 000 euros sur des profils experts. Comme le RH, vous n’échapperez pas à la nécessité d’entretenir des relations régulières avec votre vivier de freelances afin de les fidéliser, et d’optimiser ainsi vos coûts de transaction !
