Quelle méthode d’achat IT pour bien choisir son prestataire informatique ?
Les politiques d’achats IT demeurent encore assez peu structurées. Souvent à la main des Directions des Systèmes d’Information (DSI), les achats de prestations informatiques échappent aux radars des services achats. Chacun sélectionne son expert en ingénierie dans son coin, avec des critères spécifiques et hétérogènes. À l’inverse, s’appuyer sur une méthodologie éprouvée permet de bien choisir son prestataire informatique.
Structurer le service achats IT pour rationaliser la recherche de prestataire
La première étape est de structurer, en interne, un pool “expert” des achats IT. Le mieux est de constituer une équipe dédiée à l’analyse des besoins en prestations informatiques. Celle-ci peut regrouper la direction des achats, les services juridiques et propriété intellectuelle, et la DSI. Il est également indispensable d’ouvrir le groupe de travail aux experts métier. Bien choisir son prestataire informatique implique de collaborer avec les clients internes pour spécifier les besoins de compétences et les traduire en fonctionnalités. Cela aboutit à la conception du cahier des charges.
Définir ses besoins en prestations informatiques
Dans le cadre d’un projet informatique, c’est le MOA, le maître d’ouvrage, qui doit conseiller, anticiper et traduire les besoins métiers en évolutions nécessaires des processus et outils informatiques et digitaux. Le MOA doit définir le cahier des charges pour choisir le prestataire informatique. Lorsqu’elle ne maîtrise pas l’environnement technique du projet, elle peut s’appuyer sur un AMOA (assistance à maîtrise d’ouvrage). La tendance est, aujourd’hui, au décloisonnement. Confier la rédaction du cahier des charges à une équipe agile en mode SCRUM permet d’associer les utilisateurs internes et est gage d’efficacité.
Choisir entre polyvalence et spécialité du prestataire informatique
Rationaliser son panel de fournisseurs IT implique de choisir un prestataire informatique selon sa capacité à couvrir le plus de besoins possibles. Plus le professionnel est polyvalent, plus les coûts indirects liés au référencement de ce dernier seront vite amortis. Attention : cela ne doit pas couper l’entreprise des capacités d’innovation qui existent dans son environnement externe. Certains fournisseurs de solutions informatiques sont trop spécialisés pour être pluri-compétents. L’acheteur doit donc arbitrer en permanence entre la rationalisation des achats IT et la recherche d’une expertise de pointe.
Trouver un expert en informatique pour réaliser la prestation
Il existe différents moyens de trouver un spécialiste IT sur le marché. Voici les principaux :
- Référencer des prestataires par recherche directe ;
- S’appuyer sur une entreprise d’infogérance pour déléguer entièrement la gestion d’un système d’information ;
- Travailler avec une Entreprise de Services Numériques (ESN) ;
- Trouver des experts IT grâce à une plateforme freelance et monter son équipe.
Quels critères de sélection pour bien choisir son prestataire IT ?
Après la définition du besoin et le sourcing, vient le temps de la sélection. Voici les points à retenir pour réussir votre sélection d’un prestataire IT.
Les compétences techniques et la spécialisation du prestataire
C’est le critère n°1 pour bien choisir son prestataire informatique. Le marché des prestations informatiques recoupe des offres très diverses. Rien de commun entre les métiers de la cybersécurité et ceux de la maintenance informatique, en passant par le développement de logiciels cloud ! La spécialisation est donc un atout majeur, mais le prestataire doit aussi savoir « faire avec » les systèmes existants dans l’entreprise, sans être forcément un intégrateur.
La compréhension du besoin et la connaissance du marché
On peut choisir son prestataire informatique selon ses références sur son secteur d’activité. Cela est rassurant, car on s’assure ainsi que le professionnel sélectionné connaît le contexte et l’environnement de son intervention. Opter pour un expert ou une société qui intervient sur différents marchés peut être une bonne alternative. Cela signifie qu’il sait faire preuve d’agilité et d’adaptation. Ce qui compte vraiment, in fine, c’est la capacité du prestataire à comprendre le contexte d’intervention et reformuler votre demande.
La réactivité et la flexibilité du prestataire
Une panne informatique ou un bug logiciel peut générer d’importantes pertes pour l’entreprise. Il est donc primordial de s’assurer de la réactivité et de la flexibilité du prestataire. Les engagements en termes de délais de réponse et de traitement des demandes ou tickets d’intervention peuvent être formalisés dans le cadre d’un accord de Service Level Agreement (ou SLA). Cela permet de convenir à l’avance d’un certain niveau de qualité attendu en termes de gestion de la relation client.
Le Service-Après-Vente ou la capacité à assurer une maintenance corrective ou évolutive
Le prestataire en développement informatique est-il compétent pour prendre en charge les maintenances corrective ou évolutive des outils et logiciels qu’il aura développés pour vous ? Peut-il intervenir sur la maintenance d’applications tierces et ou de systèmes existants ? Propose-t-il des actions de formation, de conseil et d’accompagnement pour les équipes internes ?
Des garanties en matière de protection et sécurité des données
Un spécialiste IT doit également offrir des garanties en matière de sécurité informatique, qu’il s’agisse de la protection des données ou de la sécurité des infrastructures. Hébergement protégé, pare-feu, sauvegarde de données : tout doit être mis en œuvre pour garantir la protection des données de l’entreprise et de ses clients.
Le prix ou le budget proposé
Les tarifs proposés par le prestataire IT sont un point à regarder à l’aune de la qualité de service. Des délais d’intervention très rapides ont un prix, surtout dans un contexte de pénurie d’ingénieurs en informatique. Il est aussi essentiel d’intégrer une vision globale des coûts cachés ou indirects de votre achat IT tout au long du cycle de vie du logiciel (le TCO ou Total Cost of Ownership). Un sous-traitant « low cost » avec un service après-vente très limité vous coûtera plus cher qu’un prestataire qui offre une maintenance performante.
