Déployer un Vendor Management System (VMS) à l’international, ce n’est pas seulement installer un outil. C’est répondre à trois grands défis que vivent toutes les grandes entreprises.
I. Identifier le besoin : pourquoi un VMS devient incontournable à l’échelle internationale
1. Un grand volume de prestations et des ressources insuffisantes
Les besoins en prestations s’intensifient. Les équipes achats, elles, ne grandissent pas toujours. Finalement, elles s’épuisent à gérer l’opérationnel et accumulent des retards.
Le Vendor Management System (VMS) change la donne car il simplifie et automatise les tâches simples : sourcing, appels d’offres, contrats. Les clients internes deviennent plus autonomes, sans que les achats perdent le contrôle.
2. La nécessité de standardiser les process pour créer une vraie scalabilité
Toutes les entités ne sont pas toujours organisées de la même manière : Excel, SharePoint, des échanges de mails pas toujours traçables... Cela nuit à la vision globale et peut provoquer des inefficacités, voire des risques.
Un VMS centralise les process. Il impose un cadre commun grâce à des workflows unifiés. Et il permet d’appliquer les bonnes pratiques à grande échelle.
3. Une expérience fluide, partout dans le monde
Il est crucial de faire adhérer les utilisateurs. Pour cela, l’interface doit être simple, intuitive, cohérente, quel que soit le pays ou la catégorie d’achats. Des formations peuvent aussi être dispensées pour un usage homogène des fonctionnalités de la plateforme.
Le Vendor Management System simplifie l’usage, sécurise les données, et donne à la direction achats une vision claire, d’un bout à l’autre du globe.
4. Prendre en charge les défis spécifiques aux achats internationaux
Fiscalité, devises et conformité locales : à l’échelle mondiale, les directions achats doivent composer avec des règles différentes d’un pays à l’autre. La protection des données est aussi un enjeu central, notamment avec le RGPD en Europe et ses équivalents dans d’autres régions.
Un VMS garantit la sécurité et la conformité des données sensibles grâce à des certifications reconnues (ISO, CyberVadis, etc.), un hébergement sécurisé et des mises à jour régulières pour répondre aux évolutions réglementaires. Les directions achats peuvent ainsi déployer leurs process sereinement, tout en réduisant les risques juridiques et financiers liés à la non-conformité.
II. Un périmètre pilote comme moteur de déploiement
Un projet global commence petit. Il est pertinent d’utiliser un périmètre test, bien choisi, qui peut vite devenir un argument implacable pour déployer le VMS à d’autres entités.
1. Côté client interne : plus d’autonomie, moins de friction
Avec un VMS, les opérationnels lancent leurs demandes sans attendre les achats.
Spécifications : un formulaire les guide pas à pas.
Appels d’offres : l’AI RFP Writer génère un brief structuré. L’acheteur n’a qu’à valider.
Réponses fournisseurs : elles arrivent centralisées, prêtes à comparer en un coup d’œil grâce à l’AI Score.
Le client interne reste donc dans le cadre de la politique achats, mais gagne en productivité.
2. Côté acheteur : se concentrer sur ce qui compte
Fini les tâches chronophages. L’acheteur se recentre sur la valeur.
Tri des fournisseurs : l’AI Score fait un premier classement et l’acheteur valide les meilleurs profils seulement.
Demandes d’achat : générées automatiquement grâce à l’interfaçage entre le VMS et le système P2P du client.
Contrats : pack standardisé, rapide, avec SOW et offre validée.
L’acheteur reprend la main sur ce qui compte : stratégie, risques, performance pour prendre ses décisions.
3. Côté fournisseurs : une collaboration plus fluide
Dans certains pays, le nombre de fournisseurs peut être très élevé (jusqu’à plusieurs centaines pour une seule entité). Le VMS facilite cette relation en offrant un cadre clair et centralisé :
Un accès simplifié aux appels d’offres et aux briefs, sans perte d’information.
Une transparence accrue sur le suivi des réponses et la sélection.
Des échanges plus rapides et sécurisés.
Résultat : les fournisseurs sont mieux intégrés, plus réactifs, et la qualité de collaboration s’en trouve renforcée.
Un périmètre test bien mené, c’est une preuve de valeur. Il crée une dynamique, aligne les équipes, et lance le déploiement global sur de bons rails.
III. Une méthodologie éprouvée : structurer le déploiement en vagues
Déployer un VMS à l’international ne se fait pas d’un seul coup. Il faut avancer par étapes, sécuriser chaque phase, et capitaliser sur les premiers succès.
La méthode repose sur le triptyque tester, prouver, élargir. Une recette simple et efficace.
1. Un périmètre test pour poser les bases
On commence petit : une entité, un pays, une catégorie d’achats.
Lorsque cette première vague est terminée et amène ses premiers résultats (temps gagné, meilleure traçabilité, utilisateurs satisfaits), on passe à l’échelle. Ce périmètre devient la référence. Il montre que la solution est fonctionnelle et bénéfique.
2. Un cadre global avant d’accélérer
Pour éviter un déploiement "patchwork", il faut aligner les pratiques.
Digitalisation homogène dans tous les pays
Règles claires unifiées : rôles, workflows, validations
Cartographie des entités : maturité, volumes, complexité
Ce cadre assure la cohérence et facilite chaque nouvelle vague.
3. Une intégration fluide dans l’existant
Le VMS ne vit pas en silo. Il doit s’intégrer à l’écosystème digital : finance, RH, juridique. Cela se fait via un interfaçage avec, par exemple, les outils ERPs, e-procurement ou SIRH.
Grâce à leur flexibilité, la plupart des VMS se connectent facilement aux systèmes déjà en place. Moins de frictions techniques, montée en charge plus rapide.
4. Commencer là où l’impact est fort
Chaque vague cible les zones les plus stratégiques :
Volume élevé de prestations
Maturité digitale suffisante
Sponsors déjà convaincus
Cette approche crée un cercle vertueux. Chaque vague renforce la suivante, avec plus de données, de retours d’expérience, et de preuves de valeur.
IV. Les clés du succès : nos meilleures pratiques pour un déploiement global
Réussir un déploiement international ne repose pas uniquement sur la technologie. Ce qui compte vraiment, c’est l’alignement des acteurs, une vision claire et un accompagnement rigoureux.
La première condition, c’est d’avoir un sponsor fort. Le projet doit être porté par la direction achats, avec une figure crédible, visible, capable de mobiliser les équipes et de prendre des décisions.
Avant de se lancer, il faut prendre le temps de comprendre les écarts entre les pratiques locales et les objectifs globaux. Cette analyse de cadrage permet d’identifier les besoins spécifiques, de prévoir les résistances, et de démontrer clairement les bénéfices attendus dans chaque entité.
Le plan de déploiement doit être progressif et structuré. On commence par des gains visibles : du temps gagné, plus de conformité, une traçabilité renforcée. Ces quick wins doivent être mesurés, communiqués et valorisés. Ils deviennent ensuite des leviers pour accélérer l’adoption.
Enfin, l’accompagnement au changement doit être double : global et local. D’un côté, un chef de projet central assure la cohérence générale. De l’autre, des relais terrain (key users ou champions) accompagnent les utilisateurs, forment, répondent, rassurent.
Le VMS transforme les achats de prestations intellectuelles
Déployer un VMS à l’international, ce n’est pas seulement une question d’outil. C’est une transformation complète de la fonction achats, guidée par la méthode, le terrain et la preuve par l’exemple.
En partant d’un périmètre test, en avançant par vagues et en misant sur l’humain, les entreprises peuvent faire du VMS un levier stratégique.
