Les directions achats sont à un point de bascule : tirées par l’exigence de performance, la pression réglementaire et la nécessité d’accélérer leur digitalisation, elles n’ont plus le choix, et doivent se positionner comme des acteurs de la transformation des entreprises.
Et au cœur de cette transformation, une les prestations intellectuelles reviennent plus que jamais sur le devant de la scène. Complexes, hétérogènes, parfois mal cadrées, elles concentrent à elles seules les enjeux de visibilité budgétaire, de conformité et d'efficacité. Pourtant, dans de nombreuses entreprises, le pilotage pourrait être amélioré, via des outils performants existants.
C’est tout l’enjeu de la Matinale organisée par Décision Achats, lors de laquelle Romain Lopez, Managing Director d'Eleven VMS, a partagé sa vision d’un pilotage intelligent des prestations et les raisons pour lesquelles le VMS devient incontournable.
Encore trop d’entreprises pilotent leurs achats à l’aveugle
La réalité est parfois déroutante. De nombreuses organisations, même parmi les plus structurées, continuent de gérer leurs prestations intellectuelles avec des fichiers Excel, des échanges mails ou des validations par téléphone. De fait, elles ont une visibilité fragmentée sur les dépenses, les prestataires actifs, les typologies de missions ou encore le respect des engagements contractuels.
Comme l’a rappelé Romain Lopez, cette situation devient de plus en plus intenable. Les budgets alloués aux prestations intellectuelles explosent, mais sans un pilotage centralisé, les inefficiences aussi.
Les dépenses de prestations intellectuelles sont toujours en hausse, et on ne peut plus se permettre de ne pas les piloter correctement.
Toutefois, la prise de conscience est bien là. En seulement deux ans, le portefeuille client d’Eleven VMS a bondi de 50 %, preuve d’une volonté forte du marché de s’équiper.
Des directions achats au cœur de la performance des prestations
Aujourd’hui, les achats de prestations intellectuelles ne sont plus une catégorie marginale. L’essor du freelancing, la multiplication des ESN (plus de 15 000 en France) et l’externalisation croissante des compétences font de cette famille d’achat un levier clé de compétitivité pour les entreprises.
Mais au-delà de cette évolution du marché, les prestations intellectuelles soulèvent des enjeux opérationnels, juridiques et financiers spécifiques. Elles nécessitent un pilotage fin et rigoureux. Il faut pouvoir identifier précisément qui travaille pour l’entreprise, sur quel périmètre, avec quels résultats, et dans quel cadre contractuel. Or, dans de nombreuses entreprises, cette visibilité fait encore défaut, notamment après des années de gestion décentralisée ou manuelle.
Les directions achats doivent donc se repositionner comme de véritables partenaires business, capables de structurer cette dépense stratégique. Leur rôle, en plus de la négociation tarifaire englobe désormais :
le suivi de la conformité contractuelle,
la gestion du panel fournisseurs (ESN, cabinets, freelances…),
la performance des prestations délivrées,
et le partage de la donnée avec les métiers pour soutenir la prise de décision.
Face à ces enjeux, un simple ERP ou outil e-procurement ne suffit plus. Il faut une solution spécialisée, conçue pour piloter les prestations intellectuelles de bout en bout, un Vendor Management System.
Une adoption qui dépasse le seul périmètre IT
Historiquement concentrés sur la gestion des prestations IT, les projets VMS s’étendent aujourd’hui à d’autres périmètres. Marketing, juridique, ingénierie ou encore fonctions support : toutes les directions consommatrices de prestations externes sont concernées.
L’expansion géographique est également un enjeu clé. De nombreuses entreprises, d’abord équipées en France, déploient désormais leur VMS à l’échelle européenne voire mondiale. Cela permet non seulement de standardiser les pratiques, mais aussi d’assurer la conformité juridique et contractuelle dans des environnements complexes.
Un outil, mais surtout un partenaire stratégique
Une solution intelligente, connectée et évolutive
Eleven VMS est un système de pilotage transversal, pensé pour réunir les Achats, les équipes métiers, la finance, les RH et directions juridiques autour d’une même plateforme. Son objectif : simplifier la gestion des prestations intellectuelles tout en apportant une vision claire, partagée et structurée.
La plateforme s’intègre naturellement à l’environnement technologique du client grâce à une capacité d’interfaçage avancée avec les ERP, SIRH ou solutions e-procurement déjà en place. Elle n’ajoute pas une couche de complexité, mais au contraire, centralise les données, fluidifie les échanges et contribue à construire un SI unifié autour des achats de prestations intellectuelles.
Côté produit, Eleven VMS propose des fonctionnalités puissantes qui renforcent la performance opérationnelle au quotidien. L’intelligence artificielle, notamment, devient un véritable levier de pilotage prédictif : recommandation automatique de prestataires, optimisation des appels d’offres, anticipation des dérives budgétaires ou détection des anomalies. Grâce à ces fonctionnalités avancées, les entreprises passent d’un pilotage réactif à un pilotage stratégique.
Un accompagnement expert au service de l’adoption
Eleven VMS propose plus qu’une plateforme, un accompagnement humain structuré. Chaque client bénéficie d’un chef de projet dédié, d’un Customer Success Manager spécialiste des achats de prestations intellectuelles et d’un support multilingue. Cette approche garantit une adoption fluide et durable, adaptée aux spécificités de chaque organisation.
Notre VMS rend les opérationnels autonomes sur l'action de trouver la bonne ressource pour son projet. Dans le même temps, nous permettons aux Achats de garder le contrôle en toile de fond.
Les clés d’une adoption réussie
Déployer un VMS ne se résume pas à installer un outil. C’est un projet de transformation qui nécessite d’aligner les bons acteurs, de cadrer les bons process, et de proposer une expérience utilisateur fluide. Pour réussir, trois leviers sont essentiels.
1. Embarquer les bonnes parties prenantes
Un projet VMS implique de nombreuses directions : achats, finance, RH, juridique, DSI… mais aussi les métiers. Leur implication en amont est indispensable pour créer l’adhésion, aligner les objectifs et construire une solution réellement utile au quotidien. Sans alignement, il n’y a pas d’adoption.
2. Adopter les bons process
Déployer un VMS, c’est aussi l’opportunité de simplifier et d’harmoniser les processus de gestion des prestations. Cela suppose de poser des règles claires sur la mise en concurrence, la contractualisation, le suivi des missions ou encore le traitement des validations. Le VMS devient alors un cadre structurant, et non une contrainte supplémentaire.
3. S’appuyer sur le bon outil
L’ergonomie de la solution est déterminante pour favoriser l’adhésion des utilisateurs. Eleven VMS a été conçu avec une attention particulière portée à l’UX/UI, pour rendre les parcours simples, rapides et intuitifs. La plateforme intègre également des fonctionnalités d’automatisation basées sur l’intelligence artificielle : suggestions de prestataires, génération automatique de documents, alertes de conformité... Autant de gains d’efficacité qui augmentent naturellement le taux d’adoption.
Une fois ces trois leviers activés, les résultats ne tardent pas à se matérialiser.
Des résultats mesurables sur le terrain
Avec plus de 75 clients grands comptes et 7 milliards d’euros de transactions gérées, Eleven VMS démontre un impact tangible. Les entreprises constatent une augmentation de la mise en concurrence, une baisse du recours au gré à gré, et des résultats mesurables :
11 % de réduction moyenne des coûts, 50 % d’optimisation opérationnelle et 100 % de maîtrise sur leurs catégories Achats.
La plateforme intègre également un dashboard intelligent qui permet de piloter la performance fournisseurs à partir de critères précis : code profil, séniorité, région, etc. Ce mode de référencement dynamique améliore la qualité des panels et alimente une prise de décision fondée sur la donnée.
Enfin, la relation client-fournisseur est renforcée : le VMS rend les processus plus transparents. Les prestataires comprennent les règles du jeu et voient les solliciations augmenter grâce à la baisse du gré à gré.
Conclusion
Face à la montée en puissance des prestations intellectuelles, les entreprises n’ont plus le choix. Pour piloter efficacement cette catégorie d’achat stratégique, elles doivent s’équiper d’un Vendor Management System moderne, intégré et orienté performance.
Avec Eleven VMS, elles trouvent bien plus qu’une plateforme : un partenaire de transformation, capable de structurer, automatiser et élever la fonction achat au cœur de la stratégie d’entreprise.
