La performance achats est un enjeu clé pour les grands groupes. Les directions achats cherchent en permanence à réduire les coûts, améliorer la qualité des prestations et accélérer le time-to-fill, notamment dans le domaine des prestations intellectuelles.
C’est dans ce contexte que le référencement dynamique (ou Dynamic Purchasing System, DPS) s’impose comme un complément moderne aux accords-cadres traditionnels.
Dans sa définition standard, il permet aux fournisseurs d’entrer ou de sortir du panel de prestataires référencés à tout moment, dès lors qu’ils respectent des critères objectifs.
Dans la pratique des grands groupes, il est souvent utilisé comme un système de classement évolutif, où les prestataires restent dans le panel mais bougent de rang selon leur performance.
Grâce à cette agilité, le référencement dynamique est adopté par des organisations publiques et privées, et devient un véritable accélérateur de performance achats : optimisation du sourcing, maîtrise des coûts, amélioration de la qualité des prestataires… autant de bénéfices concrets que nous allons explorer dans cet article.
Qu’est-ce que le référencement dynamique ?
Le référencement dynamique est un processus d’achat digitalisé permettant de gérer un panel de fournisseurs de manière souple et évolutive.
Contrairement à un accord-cadre traditionnel, où la liste des prestataires est figée pour toute la durée du contrat, le référencement dynamique introduit une logique d’évolution continue :
Dans le modèle standard, les fournisseurs peuvent intégrer le panel à tout moment, ou en être exclus s’ils ne répondent plus aux critères.
Opérationnellement, beaucoup de directions achats préfèrent organiser le panel en différents rangs. Les meilleurs prestataires (tarifs compétitifs, forte réactivité, bonne satisfaction) occupent les rangs supérieurs, tandis que les moins performants sont relégués en bas du classement.
Exemple concret : dans une catégorie achats comme les prestations intellectuelles, un département peut structurer son panel en marchés (ex : IT), lots (ex : Développement Back-end) et codes profils (Exemple : Développeur Java Senior). Pour chaque code profil, les prestataires sont comparés selon leurs grilles tarifaires et leurs KPIs, et positionnés du meilleur rang au moins bon.
Cette hiérarchisation a une incidence directe sur la diffusion des appels d’offres. Dans de nombreux cas, les acheteurs envoient leurs consultations en séquence : le premier rang reçoit l’appel d’offres en priorité ; si aucun prestataire n’y répond ou si les propositions ne sont pas satisfaisantes, l’appel d’offres est alors diffusé au second rang, puis au troisième, et ainsi de suite.
Le panel reflète donc en permanence l’évolution du marché, des compétences disponibles et des besoins des clients. Et c’est bien ce mouvement continu entrée/sortie ou montée/descente dans le classement, qui fait du référencement un système “dynamique”.
Comment fonctionne le référencement dynamique ?
Le référencement dynamique s’appuie sur un processus digitalisé pour sélectionner, évaluer et actualiser les fournisseurs. Voici comment il se déroule en pratique :
1. Mise en place du système
L’acheteur définit le périmètre des prestations concernées selon ses catégories d’achat, marchés, lots.
Des critères de sélection sont fixés en lien avec la stratégie achats (économiques, qualité, stabilité financière).
Une plateforme (type VMS ou solution e-procurement) centralise les données.
2. Référencement continu des fournisseurs
S’ils remplissent les conditions fixées, ils entrent ou montent dans le panel.
Le panel est donc vivant et évolutif, contrairement à un accord-cadre figé.
3. Suivi des performances
Les fournisseurs doivent respecter des KPI pour rester référencés. Voici des critères couramment utilisés :
Économiques : TJM moyen, respect des grilles tarifaires.
Qualité : taux de réponse, taux de conversion, satisfaction des clients internes.
Stabilité financière : santé de l’entreprise, absence de risques majeurs (via un outil de pilotage de santé financière ou des grilles sur-mesure).
4. Revues régulières du panel
Dans le modèle standard, le panel est théoriquement actualisable en continu, mais la pratique montre que les acheteurs procèdent plutôt à des revues annuelles ou semestrielles, compte tenu de la lourdeur des processus.
Opérationnellement, les revues se traduisent par des réajustements de rangs. Certains prestataires passent du premier au second rang, d’autres remontent selon leurs performances récentes. Cette logique entretient la concurrence et incite les fournisseurs à rester performants.
Quels sont les avantages du référencement dynamique ?
Le référencement dynamique ne se limite pas à une évolution technique des processus achats. C’est un levier de performance, pour les clients comme pour les fournisseurs.
Pour les directions achats, le premier avantage est un sourcing optimisé. Le panel évolue en continu, ce qui facilite l’accès à des prestataires mieux adaptés et limite la dépendance à quelques acteurs historiques.
La maîtrise des coûts est renforcée par la concurrence permanente qui pousse les prestataires à rester compétitifs, tandis que les challengers dynamisent le marché et offrent aux acheteurs plus de leviers de négociation.
La qualité des prestations s’améliore aussi. Grâce aux KPIs (taux de réponse, conversion, satisfaction), les acheteurs identifient facilement les meilleurs prestataires et peuvent rétrograder les moins performants.
Enfin, le référencement dynamique réduit le time-to-fill. Un panel à jour permet de répondre plus vite aux besoins, car les appels d’offres sont envoyés aux fournisseurs le plus pertinents dans chaque catégorie d’achats/marché/lot.
Côté prestataires, ce modèle offre plus de transparence. Les critères de sélection et d’évaluation sont connus et suivis de manière objective. Les fournisseurs savent sur quels leviers agir pour progresser.
Quels sont les prérequis pour réussir un référencement dynamique ?
Pour mettre en place un référencement dynamique, certaines conditions doivent être réunies.
La première est la maturité de la fonction achats. Le référencement dynamique implique un pilotage actif du panel fournisseurs : définir des critères objectifs, suivre les performances et ajuster régulièrement la composition du panel. Cela suppose une organisation capable de gérer ce rythme, et des équipes prêtes à investir du temps dans la mise en place du processus.
Un deuxième prérequis est la clarté des critères de qualification. Le panel optimal s’appuie sur des indicateurs mesurables et partagés par toutes les parties prenantes : critères économiques (TJM, respect des grilles tarifaires), indicateurs de qualité (taux de réponse, satisfaction interne), ou encore stabilité financière.
La réussite repose aussi sur la disponibilité des outils adaptés. Un tableau de bord centralisé comme sur un Vendor Management System, est essentiel pour suivre les KPI et actualiser le panel. Sans appui technologique, le processus devient trop manuel, donc peu durable.
Enfin, le rythme de mise à jour doit être adapté à la maturité de chaque organisation, et à son volume de catégories d’achats/marchés/lots.
Enfin, le référencement dynamique exerce une pression accrue sur les prix. Si elle bénéficie aux clients à court terme, cette pression peut fragiliser les marges des fournisseurs et impacter la qualité des prestations. Dans un marché où la relation de confiance est essentielle, il est crucial de trouver le bon équilibre entre compétitivité et partenariat durable.
Référencement dynamique avec Eleven VMS : comment ça marche ?
Chez Eleven VMS, le référencement dynamique est au cœur du pilotage des achats de prestations intellectuelles. La plateforme propose un dashboard dédié qui permet de suivre en temps réel les principaux KPI : taux de réponse, taux de conversion, respect des grilles tarifaires ou encore évolution des TJM. Cet outil offre aux directions achats une vision claire et consolidée de la performance de leurs prestataires.
Les Customer Success Managers (CSM) accompagnent l’analyse et la mise à jour des panels. Ils interprètent les données, suggèrent des ajustements et guident les clients lors des Quarterly Business Reviews (QBR), même pour ceux dont la fonction achats est encore en développement.
Le référencement dynamique, un levier durable de performance achats
Le référencement dynamique offre une alternative souple et performante aux accords-cadres figés. Il permet aux directions achats de garder un panel à jour, d’accélérer le sourcing et de renforcer la qualité des prestations.
Pour les fournisseurs, il ouvre l’accès au marché en continu, avec des règles claires et des critères transparents.
Avec Eleven VMS, cette approche devient simple à piloter. Demandez une démo gratuite et personnalisée de notre plateforme.
