L’obligation de vigilance est une obligation légale prévue par le Code du travail qui impose à tout donneur d’ordre de vérifier la conformité de ses prestataires vis-à-vis de leurs obligations fiscales et sociales, pour toute opération supérieure à 5000 euros, à partir de la signature du contrat, puis tous les 6 mois.
En vérifiant l’authentification à l’URSSAF, l’immatriculation de la société, la liste des salariés étrangers, l’objectif est de lutter contre le travail illégal et dissimulé. Les acheteurs, en particulier dans les prestations intellectuelles, sont donc largement sujets à cette réglementation.
Comprendre cette obligation, savoir comment l’appliquer et éviter de la confondre avec le devoir de vigilance est donc devenu indispensable pour toute direction achats soucieuse de conformité et de sécurité juridique.
Comprendre l’obligation de vigilance
Une obligation légale prévue par le Code du travail
L’obligation de vigilance est encadrée par les articles L.8222-1, L.8221-3, L.8221-5, R.8222-1, D.8222-4, D8222-5, D8222-6, D8222-7 et D8222-8 du Code du travail. Elle a été instaurée pour lutter contre le travail illégal et dissimulé et renforcer la transparence dans les relations entre entreprises.
Elle s’applique à tout contrat d’un montant supérieur à 5 000 euros hors taxes, quelle que soit la forme du prestataire : société de conseil, ESN, freelance ou auto-entrepreneur. L’entreprise cliente doit s’assurer que son partenaire est à jour de ses déclarations sociales et fiscales avant la signature du contrat et pendant toute son exécution, tous les 6 mois.
Cette règle s’impose à tous les acteurs économiques, du grand groupe à la PME. Son objectif est de prévenir le risque de sous-traitance illégale et d’engager la responsabilité des donneurs d’ordre dans la lutte contre le travail dissimulé.
Une responsabilité partagée entre client et prestataire
En imposant ce cadre, le législateur a choisi de faire de la vigilance une responsabilité partagée. Si un prestataire manque à ses obligations, le donneur d’ordre peut être tenu solidairement responsable du paiement des cotisations sociales impayées.
Cette solidarité financière est lourde de conséquences : elle peut entraîner des amendes, un redressement URSSAF ou même une responsabilité pénale pour le donneur d’ordre. C’est pourquoi la vigilance ne peut être perçue comme une simple étape administrative, mais bien comme un acte de conformité stratégique au service de la maîtrise du risque.
Comment prouver la conformité à l’obligation de vigilance ?
Les documents à collecter et à vérifier
L’entreprise doit être en mesure de prouver qu’elle a exercé sa vigilance. Pour cela, plusieurs documents officiels doivent être collectés et conservés :
L’attestation de vigilance URSSAF, document clé du dispositif, certifie que le prestataire est à jour de ses déclarations sociales et du paiement de ses cotisations. Elle indique le numéro SIRET, la période de validité (six mois maximum) et la confirmation de régularité.
L’attestation d’affiliation ou d’immatriculation, qui prouve l’existence légale de l’entreprise, comme le Kbis ou le RNE.
L’attestation de régularité fiscale, délivrée par l’administration, qui garantit que le prestataire est en règle vis-à-vis de ses obligations fiscales.
Une attestation sur l’honneur, le cas échéant, notamment pour les travailleurs indépendants.
La liste des salariés étrangers nécessitant une autorisation de travail en France (originaires de pays hors de l’espace économique Européen).
Ces documents doivent être obtenus avant la signature du contrat puis renouvelés tous les six mois pendant toute la durée de la mission. L’absence de mise à jour invalide la preuve de vigilance.
Vérifier la validité d’une attestation URSSAF
La simple possession d’une attestation ne suffit pas. Il faut en vérifier la validité. Chaque document émis par l’URSSAF contient un numéro unique et un QR code de vérification. L’acheteur ou le donneur d’ordre doit contrôler la date d’émission, la cohérence du numéro SIRET et l’absence de mention de suspension.
La validité peut être confirmée via le portail officiel de l’URSSAF. Si l’attestation est périmée ou refusée, la mission ne peut pas débuter tant que la situation n’a pas été régularisée. En cas de contrôle, l’entreprise doit prouver qu’elle a bien exercé cette vigilance à chaque étape.
Les risques en cas de non-conformité
Le non-respect de l’obligation de vigilance expose l’entreprise à des risques significatifs. En cas de manquement, le donneur d’ordre peut être déclaré solidairement responsable du paiement des cotisations dues par son prestataire. Il peut également être sanctionné d’une amende administrative ou pénale.
Au-delà de la sanction financière, la non-conformité entraîne un risque réputationnel majeur. Une entreprise qui ne respecte pas ses obligations de vigilance fragilise la confiance de ses partenaires, voire de ses clients finaux.
Pour aller plus loin sur ce sujet, découvrez notre article dédié aux risques juridiques liés à la non-conformité des fournisseurs.
Ne pas confondre obligation de vigilance et devoir de vigilance
Les termes se ressemblent, mais les réalités sont très différentes. L’obligation de vigilance relève du Code du travail et concerne la régularité sociale et fiscale des prestataires. Elle s’applique à tous les donneurs d’ordre, sans condition de taille.
Le devoir de vigilance, instauré par la loi du 27 mars 2017, concerne uniquement les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés en France ou 10 000 dans le monde. Il vise à prévenir les atteintes aux droits humains, à la santé et à l’environnement dans les chaînes d’approvisionnement.
L’un s’inscrit dans la conformité opérationnelle et juridique, l’autre dans la responsabilité sociétale et la gouvernance d’entreprise. Pour les directions achats, maîtriser cette distinction permet d’agir sur deux fronts : la sécurité juridique immédiate et la transparence durable de la chaîne de valeur.
Comment se prémunir des risques liés à l’obligation de vigilance ?
Le portage commercial assure la conformité légale des directions achats en prenant en compte la vérification des documents de vigilance.
Chaque mission fait l’objet d’un contrôle rigoureux des documents légaux : attestation URSSAF, Kbis, régularité fiscale et assurance professionnelle. Ces vérifications sont centralisées, tracées et archivées, garantissant une conformité continue sans charge administrative supplémentaire.
Cette approche permet aux acheteurs de réduire leur exposition au risque tout en gagnant en réactivité. La vigilance devient un réflexe fluide et intégré à la collaboration.
L’obligation de vigilance permet plus de confiance et de performance
L’obligation de vigilance ne se limite pas à un cadre réglementaire. Elle incarne la responsabilité des entreprises face à leurs partenaires et à l’ensemble de leur écosystème. Respecter cette exigence, c’est protéger son organisation, renforcer la confiance et contribuer à un modèle d’achat plus éthique.
Pour les directions achats, la vigilance est à la fois une garantie de sécurité et un marqueur de maturité. En intégrant cette démarche dans leurs processus, elles construisent une chaîne d’approvisionnement plus solide, plus transparente et plus durable.
Vous souhaitez renforcer la conformité de vos processus et sécuriser vos relations avec vos prestataires ?
Contactez nos équipes pour découvrir comment LittleBig Connection peut vous accompagner dans la mise en place d’une vigilance simplifiée et efficace.
